Zajištění služeb podpory pro projekt elektronické spisové služby a jejího ekosystému v prostředí VZP ČR

Krátký popis

Účel veřejné zakázky
Účelem veřejné zakázky je uzavření smlouvy, na základě které budou VZP ČR poskytovány odborné konzultační služby v oblasti IT (dále též jen „Služba“/„Služby“) pro potřeby zavedení systému elektronické spisové služby do IS VZP ČR tak, aby řešení systému elektronické spisové služby a systémů pro správu dokumentů zohledňovalo veškeré povinnosti VZP ČR vyplývající z relevantních obecně závazných právních předpisů jakož i interní požadavky VZP ČR. Výstupem poskytovaných odborných konzultačních služeb bude nejen zpracování podkladů potřebných k výběru hotového a kompletního software připraveného pro okamžité použití systému elektronické spisové služby („off-the-shelf solution“), ale i spolupráce na celkové analýze potřeb VZP ČR pro zavedení systému elektronické spisové služby do IS VZP ČR. Jedná se např. o analýzu dokumentů a jejich workflow, analýzu procesů spojených s dokumenty, analýzu napojení Spisovny VZP ČR na agendové systémy ve VZP ČR, analýzu legislativních požadavků a podobně.

Předmět plnění
Předmětem plnění je poskytování služeb spočívajících zejména v analýze a mapování procesů, optimalizaci a digitalizaci procesů, implementaci právních a regulatorních požadavků, vytváření procesních map a modelů potřebných pro zpracování návrhu řešení a stanovení technických parametrů pro nový systém elektronické spisové služby zadavatele.
Předmětem plnění je dále zpracování technické specifikace pro veřejnou zakázku zadavatele na pořízení a implementaci systému elektronické spisové služby v IT prostředí zadavatele, která musí být zpracována tak, aby veřejnou zakázku na zavedení systému elektronické spisové služby do IS VZP ČR bylo možné zadat v otevřeném zadávacím řízení a transparentním způsobem umožnit účast v této veřejné zakázce co nejširšímu okruhu dodavatelů.
Technická specifikace musí být zpracována tak, aby záměrně nezvýhodňovala ani nediskriminovala konkrétní dodavatele, kteří budou chtít podat nabídku do připravované veřejné zakázky na pořízení a implementaci systému elektronické spisové služby v IT prostředí zadavatele. Návrh technické specifikace bude před její akceptací mj. verifikován zadavatelem či jím určenou třetí osobou z hlediska nediskriminačního a transparentního nastavení technických parametrů připravované veřejné zakázky.
Služby budou poskytovány na základě jednotlivých požadavků zadavatele realizovaných formou jednotlivých objednávek (dále jen „Objednávka“).
Veškeré poskytované Služby budou poskytovány pouze členy realizačního týmu dodavatele, kteří musí splňovat zadavatelem stanovené požadavky. Požadavky zadavatele na složení a jednotlivé členy realizačního týmu musí být dodrženy po celou dobu účinnosti smlouvy uzavřené na základě této veřejné zakázky. Blíže viz Příloha č. 2 HDZD – „Podmínky kvalifikace“ a Příloha č. 3 Obchodních podmínek – „Jmenný seznam členů Realizačního týmu“.
Předpokládaný rozsah plnění uvedený v Příloze č. 3 HDZD – „Tabulka zpracování nabídkové ceny“ představuje pouze kvalifikovaný množstevní odhad zadavatele, sloužící pouze pro stanovení nabídkové ceny dodavatele. Zadavatelem uvedený předpokládaný rozsah neznamená skutečný, minimální ani maximální rozsah plnění, který bude na základě Smlouvy zadavateli poskytnut.

Detailní specifikace předmětu plnění je uvedena v přílohách HDZD, zejména v Příloze č. 1 HDZD – „Obchodní podmínky“.

Popis veřejné zakázky

Účel veřejné zakázky
Účelem veřejné zakázky je uzavření smlouvy, na základě které budou VZP ČR poskytovány odborné konzultační služby v oblasti IT (dále též jen „Služba“/„Služby“) pro potřeby zavedení systému elektronické spisové služby do IS VZP ČR tak, aby řešení systému elektronické spisové služby a systémů pro správu dokumentů zohledňovalo veškeré povinnosti VZP ČR vyplývající z relevantních obecně závazných právních předpisů jakož i interní požadavky VZP ČR. Výstupem poskytovaných odborných konzultačních služeb bude nejen zpracování podkladů potřebných k výběru hotového a kompletního software připraveného pro okamžité použití systému elektronické spisové služby („off-the-shelf solution“), ale i spolupráce na celkové analýze potřeb VZP ČR pro zavedení systému elektronické spisové služby do IS VZP ČR. Jedná se např. o analýzu dokumentů a jejich workflow, analýzu procesů spojených s dokumenty, analýzu napojení Spisovny VZP ČR na agendové systémy ve VZP ČR, analýzu legislativních požadavků a podobně.

Předmět plnění
Předmětem plnění je poskytování služeb spočívajících zejména v analýze a mapování procesů, optimalizaci a digitalizaci procesů, implementaci právních a regulatorních požadavků, vytváření procesních map a modelů potřebných pro zpracování návrhu řešení a stanovení technických parametrů pro nový systém elektronické spisové služby zadavatele.
Předmětem plnění je dále zpracování technické specifikace pro veřejnou zakázku zadavatele na pořízení a implementaci systému elektronické spisové služby v IT prostředí zadavatele, která musí být zpracována tak, aby veřejnou zakázku na zavedení systému elektronické spisové služby do IS VZP ČR bylo možné zadat v otevřeném zadávacím řízení a transparentním způsobem umožnit účast v této veřejné zakázce co nejširšímu okruhu dodavatelů.
Technická specifikace musí být zpracována tak, aby záměrně nezvýhodňovala ani nediskriminovala konkrétní dodavatele, kteří budou chtít podat nabídku do připravované veřejné zakázky na pořízení a implementaci systému elektronické spisové služby v IT prostředí zadavatele. Návrh technické specifikace bude před její akceptací mj. verifikován zadavatelem či jím určenou třetí osobou z hlediska nediskriminačního a transparentního nastavení technických parametrů připravované veřejné zakázky.
Služby budou poskytovány na základě jednotlivých požadavků zadavatele realizovaných formou jednotlivých objednávek (dále jen „Objednávka“).
Veškeré poskytované Služby budou poskytovány pouze členy realizačního týmu dodavatele, kteří musí splňovat zadavatelem stanovené požadavky. Požadavky zadavatele na složení a jednotlivé členy realizačního týmu musí být dodrženy po celou dobu účinnosti smlouvy uzavřené na základě této veřejné zakázky. Blíže viz Příloha č. 2 HDZD – „Podmínky kvalifikace“ a Příloha č. 3 Obchodních podmínek – „Jmenný seznam členů Realizačního týmu“.
Předpokládaný rozsah plnění uvedený v Příloze č. 3 HDZD – „Tabulka zpracování nabídkové ceny“ představuje pouze kvalifikovaný množstevní odhad zadavatele, sloužící pouze pro stanovení nabídkové ceny dodavatele. Zadavatelem uvedený předpokládaný rozsah neznamená skutečný, minimální ani maximální rozsah plnění, který bude na základě Smlouvy zadavateli poskytnut.

Detailní specifikace předmětu plnění je uvedena v přílohách HDZD, zejména v Příloze č. 1 HDZD – „Obchodní podmínky“.

Seznam a stručný popis podmínek

Profesní způsobilost dle § 77 odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb.

Dodavatel prokazuje dle § 77 odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb. splnění profesní způsobilosti ve vztahu k České republice předložením výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje.

Seznam a stručný popis výběrových kritérií

Zadavatel v souladu s § 73 zákona č. 134/2016 Sb. požaduje prokázání technické kvalifikace dodavatelů podle § 79 odst. 2 písm. b) zákona č. 134/2016 Sb.

Požadavky zadavatele na prokázání splnění kritéria technické kvalifikace dle § 79 odst. 2 písm. b) zákona č. 134/2016 Sb.
Dodavatel splňuje toto kritérium technické kvalifikace, pokud v posledních 5 letech před zahájením zadávacího řízení realizoval alespoň 1 významnou službu, která bude splňovat všechny požadavky zadavatele uvedené pod písm. a), b) a c) níže.
Dodavatel může splnit požadavky uvedené pod písm. a), b) a c) i tak, že doloží více významných služeb (tj. 2 nebo 3 významné služby) s tím, že každá z významných služeb bude splňovat alespoň jeden z požadavků uvedených pod písm. a), b) a c) a v souhrnu budou v rámci těchto významných služeb splněny všechny požadavky uvedené pod písm. a), b) i c).
Zadavatel nepožaduje, aby jednotlivé služby byly v předmětném období 5 let dokončeny, musí však být v předmětném období 5 let poskytnuty v požadované minimální finanční výši.
Zadavatel uvádí, že zohledněny budou i služby za dobu delší než 3 roky, a to za dobu 5 let před zahájením zadávacího řízení, neboť je to nezbytné pro zajištění přiměřené úrovně hospodářské soutěže.

Z předmětu plnění významné služby / významných služeb musí vyplývat splnění níže uvedených požadavků zadavatele:
a) Z předmětu plnění významné služby musí vyplývat, že dodavatel měl v posledních 5 letech před zahájením zadávacího řízení zkušenost s analýzou potřeb pro spisovou službu pro veřejnoprávního původce o velikosti alespoň 2 500 zaměstnanců (včetně zaměstnanců jemu podřízených organizačních složek), a to ve finančním objemu minimálně 400 000 Kč bez DPH.
b) Z předmětu plnění významné služby musí vyplývat, že dodavatel měl v posledních 5 letech před zahájením zadávacího řízení zkušenost s implementací spisové služby v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, pro veřejnoprávního původce o velikosti alespoň 2 500 zaměstnanců (včetně zaměstnanců jemu podřízených organizačních složek), a to ve finančním objemu minimálně 400 000 Kč bez DPH.
c) Z předmětu plnění významné služby musí vyplývat, že dodavatel měl v posledních 5 letech před zahájením zadávacího řízení zkušenost s analýzou dokumentů, včetně jejich životního cyklu, vytvářením/stanovením jednotného standardu pro zpracování dokumentů (například definice pojmu „dokument“), s tvorbou klasifikačních schémat a zajištěním jejich implementace pro veřejnoprávní původce, a to ve finančním objemu minimálně 200 000 Kč bez DPH.

Způsob prokázání splnění tohoto kritéria technické kvalifikace dle § 79 odst. 2 písm. b) zákona č. 134/2016 Sb.:

Dodavatel prokáže splnění tohoto kritéria technické kvalifikace předložením seznamu významných služeb, z něhož musí prokazatelně a jednoznačně vyplývat splnění požadavků zadavatele.
Zadavatel doporučuje využít formulář, který je Přílohou č. 7 HDZD – „Vzor seznamu významných služeb“.

Blíže viz Příloha č. 2 Hlavního dokumentu zadávací dokumentace - "Podmínky kvalifikace".

Seznam a stručný popis výběrových kritérií

Požadavky zadavatele na prokázání splnění kritéria technické kvalifikace dle § 79 odst. 2 písm. c) a d) zákona č. 134/2016 Sb.

Zadavatel požaduje, aby dodavatel, se kterým bude uzavřena smlouva na plnění veřejné zakázky (dále jen „Smlouva“, měl po celou dobu účinnosti Smlouvy k dispozici realizační tým, jehož prostřednictvím bude dodavatel poskytovat plnění dle Smlouvy a který bude splňovat níže uvedené požadavky (dále jen „Realizační tým“).
Realizační tým musí po celou dobu trvání Smlouvy splňovat níže uvedené požadavky na:
- Počet členů Realizačního týmu;
- Kvalifikaci členů Realizačního týmu, a to:
- Obecné požadavky na členy Realizačního týmu,
- Požadavky na odbornost členů Realizačního týmu.

Počet členů Realizačního týmu
Minimální počet členů Realizačního týmu jsou čtyři (4) osoby s níže vymezenými rolemi (dále též jen „základní složení“), a to bez ohledu na to, zda jde o zaměstnance dodavatele nebo jsou osoby v jiném vztahu k dodavateli.
Zadavatel požaduje, aby se Realizační tým skládal alespoň z těchto osob odpovědných za poskytování příslušných služeb v rámci plnění veřejné zakázky zastávající tyto role:
• Architekt (minimálně 1 osoba);
• Analytik (minimálně 3 osoby).
Člen Realizačního týmu nemůže splňovat více odborností, tj. nemůže zastávat více rolí zároveň.
Dodavatel může uvést i více členů Realizačního týmu, kteří se budou podílet na plnění veřejné zakázky.

Všichni členové Realizačního týmu musí splňovat níže uvedené „Obecné požadavky na členy Realizačního týmu“ a každý člen Realizačního týmu musí splňovat požadavky „Požadavky na odbornost člena Realizačního týmu“ pro danou roli.

Obecné požadavky na členy Realizačního týmu
Všichni členové Realizačního týmu musí být schopni komunikovat písemně i ústně v českém nebo slovenském jazyce na velmi dobré úrovni, tj. na úrovni potřebné pro správné a přesné pochopení komunikace s VZP ČR při poskytování plnění. Dodavatel může tento požadavek splnit tak, že pro případného člena Realizačního týmu, který výše uvedený požadavek na jazykové znalosti nesplňuje, zajistí dodavatel překladatele, resp. při mluvené komunikaci tlumočníka s jazykovými znalostmi na takové úrovni překládaného a českého či slovenského jazyka, aby nemohlo dojít k nedorozuměním při poskytování plnění v důsledku překladu, resp. tlumočení a aby případné překládání/tlumočení probíhalo způsobem, kterým nebude snížena kvalita poskytovaných služeb. Za nedorozumění a případné problémy vzniklé předkladem nebo jazykovým nedorozuměním odpovídá plně dodavatel. Finanční náklady na případného překladatele/tlumočníka se považují za náklady dodavatele zahrnuté v nabídkové ceně jejíž překročení zadavatel nepřipouští.

Požadavky na odbornost členů Realizačního týmu:
Každý člen Realizačního týmu musí splňovat níže uvedené požadavky na odbornost pro danou roli,
tj. roli Architekt nebo roli Analytik.
Požadavky na praxi a odbornost jednotlivých členů Realizačního týmu jsou stanoveny jako požadavky na praxi a účast na projektech prokazující potřebné znalosti člena Realizačního týmu pro jednotlivé role.

Role – Architekt
a) minimálně pět (5) let praxe v oblasti komplexního návrhu, podpory a rozvoje informačních systémů či jejich samostatných funkčních celků a jejich integrace (komponent, modulů), z toho alespoň tři (3) roky na pozici architekta IT.
b) praxi v analýze, mapování a optimalizaci komplexních business procesů s využitím BPMN nebo UML a s popisem funkčních a nefunkčních požadavků. Požadovaná praxe musí být doložena za období posledních tří (3) let.
c) účast na realizaci minimálně jednoho (1) projektu zaměřeného na návrh architektury v oblasti návrhu nového elektronického systému spisové služby v posledních pěti (5) letech před zahájením zadávacího řízení.

Role – Analytik
a) zkušenosti minimálně pět (5) let praxe s analýzou, zavaděním informačních systémů spisové služby a správy dokumentů.
b) praxi v analýze, mapování a optimalizaci komplexních business procesů s využitím BPMN nebo UML a s popisem funkčních a nefunkčních požadavků. Požadovaná praxe musí být doložena za období posledních tří (3) let.
c) účast na realizaci minimálně jednoho (1) projektu zaměřeného na analýzu požadavků a procesů v oblasti návrhu nového elektronického systému spisové služby v posledních pěti (5) letech před zahájením zadávacího řízení.

Způsob prokázání splnění tohoto kritéria technické kvalifikace dle § 79 odst. 2 písm. c) a d) zákona č. 134/2016 Sb.
Dodavatel prokáže splnění tohoto kritéria technické kvalifikace předložením řádně vyplněné Přílohy č. 12 HDZD – Realizační tým. Každý člen Realizačního týmu musí splňovat veškeré požadavky stanovené pro jeho roli, kterou bude v Realizačním týmu zastávat.

Blíže viz Příloha č. 2 Hlavního dokumentu zadávací dokumentace - "Podmínky kvalifikace".

Přesné informace o lhůtě (lhůtách) pro přezkumné řízení

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k Zadavateli, které je nutné doručit do 15 dnů ode dne, kdy se stěžovatel dozvěděl o domnělém porušení zákona Zadavatelem, nejpozději však do uzavření smlouvy nebo do chvíle, kdy se soutěž o návrh považuje po výběru návrhu za ukončenou.

Námitky proti úkonům oznamovaným v dokumentech, které je Zadavatel povinen podle zákona uveřejnit či odeslat stěžovateli, musí být doručeny Zadavateli do 15 dnů od jejich uveřejnění či doručení stěžovateli.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání žádostí o účast, musí být námitky proti podmínkám vztahujícím se ke kvalifikaci dodavatele doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání nabídek, musí být námitky proti zadávacím podmínkám doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty. Námitky proti obsahu výzvy k podání nabídek v dynamickém nákupním systému nebo při zadávání veřejné zakázky na základě rámcové dohody musí být zadavateli doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek. V soutěži o návrh musí být námitky proti soutěžním podmínkám doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání návrhů. Zadavatel může v zadávací dokumentaci nebo soutěžních podmínkách stanovit, že námitky podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona lze podat nejpozději 72 hodin před skončením lhůt podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona.

Námitky proti dobrovolnému oznámení o záměru uzavřít smlouvu podle § 212 odst. 2 zákona musí být doručeny Zadavateli do 30 dnů od uveřejnění tohoto oznámení.

Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 15 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i Zadavateli do 10 dnů ode dne, v němž stěžovatel obdržel rozhodnutí, kterým Zadavatel námitky odmítnul nebo do 25 dnů od odeslání námitek, pokud Zadavatel o námitkách nerozhodl.

Po uzavření smlouvy na veřejnou zakázku či rámcové dohody lze podat pouze návrh na uložení zákazu plnění smlouvy, a to i bez předchozího podání námitek. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy způsobem podle § 212 odst. 2 zákona s uvedením důvodu pro zadání veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžného oznámení nebo výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy podle § 254 odstavce 1 písm. d) zákona doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy na základě rámcové dohody podle § 137 zákona nebo oznámení o uzavření smlouvy v dynamickém nákupním systému podle § 142 zákona, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy.

Ve lhůtě pro doručení návrhu je navrhovatel povinen složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z nabídkové ceny navrhovatele za celou dobu plnění veřejné zakázky nebo za dobu prvních čtyř let plnění v případě smluv na dobu neurčitou, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že navrhovatel nemůže stanovit celkovou nabídkovou cenu, je povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč. Jde-li o řízení o přezkoumání postupu pro zadávání koncesí, je navrhovatel povinen ve lhůtě pro doručení návrhu složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z předpokládané hodnoty koncese uveřejněné ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že Zadavatel neuveřejní ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele předpokládanou hodnotu koncese, je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění koncesní smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč.