Informační systémy MěÚ Dvůr Králové nad Labem

Krátký popis

Předmětem plnění veřejné zakázky je vybudování sdílené infrastrukturní platformy, pořízení nových informačních systémů a úpravě některých stávajících informačních systémů v rozsahu odpovídajícímu technické specifikaci jeho jednotlivých částí obsažených v Příloze č. 7 zadávací dokumentace.

Popis veřejné zakázky

Požadavky na IS pro přípravu materiálů pro RM a ZM
Uživatelské nastavení workflow
• Minimálně 10 procesních stavů životního cyklu materiálu
• Tvorba materiálů pro dva různé orgány města – rada města a zastupitelstvo města
• Zasílání notifikací prostřednictvím e-mailu (ve fázi připomínkování a v Úkolech)
• Možnost volby schvalování jednotlivých kroků el. podpisem či nikoliv
• Možnost elektronického schvalování jednotlivých kroků sekvenčně či paralelně (sériové i paralelní workflow)
• Možnost nastavení generování čísel přijatých usnesení (řetízek)
• Zohlednění organizační struktury organizace (role předkladatel, zpracovatel, sekretářka)
• Archivace materiálů s možností vyhledávání dle zvolených parametrů
• Vyhledávání na základě kritérií, fultextové vyhledávání
Nastavení uživatelského prostředí na míru
• Materiál
O Vytvoření nového materiálu
Název materiálu
Výběr termínu a čísla schůze
Krátká důvodová zpráva
Návrh usnesení
Možnost vložení příloh k materiálu
• příloha k důvodové zprávě
• příloha k usnesení
Výběr osob pro připomínkování
O Úprava stávajícího materiálu
O Prohlížení materiálů na základě zadaných parametrů (stav materiálu, datum projednání)
O Možnost kopie materiálu
• Program
O Nový program jednání orgánů města
O Úprava programu jednání
O Prohlížení programu jednání
O Možnost volby pořadí bodů jednání
O Možnost vlastního číslování materiálu v programu jednání
O Vkládání libovolného textu do bodu programu jednání
O Generování kompletního *. PDF souboru (uceleného včetně příloh) pro radní a zastupitele
• Úkoly
O Nový úkol
O Úpravy úkolů
Prohlížení úkolů
Tvorba tiskových sestav
• Materiál
O Název materiálu
O Jméno předkladatele
O Seznam připomínkujících
O Důvodová zpráva
O Návrh usnesení
Včetně možnosti variantního usnesení
O Přílohy
• Program
O Datum konání schůze
O Místo konání schůze
O Seznam bodů dle připravených materiálů
O Číslo připraveného materiálů
O Jméno předkladatele materiálu
• Usnesení
O Číslo usnesení
O Datum konání schůze
O Číslo přijatého usnesení
O Text usnesení
• Úkoly
O Seznam úkolů dle jeho životního cyklu
Možnost vygenerování veřejných a neveřejných sestav ve formátech *.DOCX, *.PDF (materiály a zápisy usnesení)
Zajištění sériového i paralelního připomínkování
• Možnost volby schvalování jednotlivých kroků elektronickým podpisem či nikoliv
• Možnost elektronického schvalování jednotlivých kroků sekvenčně či paralelně (sériové i paralelní workflow)
Akceptace připomínek
• Ve fázi připomínkování označení typu připomínky
O Obecná nebo K textu materiálu (negeneruje se do tiskové sestavy)
• Textové pole pro zadání připomínky
Možnost nastavení volby potvrzení připomínky el. podpisem či nikoliv
Nastavení úrovně čísla usnesení
• Minimálně 4 úrovně seznamu číslování usnesení
Usnesení s názvem „Ukládá“ automaticky generuje úkol včetně textu usnesení s nositelem úkolu a termínu splnění
Zajištění anonymizace údajů
• Anonymizace údajů v důvodové zprávě
• Anonymizace údajů v usnesení
• Tiskové sestavy ve dvou variantách (anonymizované a neanonymizované)
Rozlišení veřejných a neveřejných příloh
Distribuce materiálů
• Výstupem připomínkovaných materiálů je soubor ve formátu *.PDF s možností vkládání poznámek (tzv. recenzované PDF)
• Výsledný soubor musí obsahovat materiály včetně příloh (chronologicky uspořádaný dle programu jednání)
• Výsledný soubor musí obsahovat obsah s rychlými odkazy na materiály (záložkový interaktivní obsah)
• Distribuce výsledných materiálů prostřednictvím zabezpečeného portálu
Přístup do portálu pro oprávněné osoby na základě jména a hesla
Tvorba a evidence úkolů
• Automatická tvorba úkolů na základě schváleného usnesení „Ukládá“
• Minimálně 5 procesních stavů životního cyklu úkolu
• Možnost ručního založení úkolu, možnost editace parametrů
• Možnost delegování úkolu na jiného zpracovatele (rolí předkladatel nebo sekretářka)
• Vyhledání úkolů dle zvolených parametrů (stav úkolů, datum plnění, datum zadání)
• Možnost vložení zprávy k plnění úkolu
• Označení úkolu.

Další informace

Údaj uvedený v bodě II.2.7) Doba trvání zakázky, rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému je pouze orientační. Podmínkou pro dodržení uvedených termínů plnění veřejné zakázky je řádné zadání zakázky a podpis smlouvy s vybraným dodavatelem a účinnost takové smlouvy před termínem zahájení plnění veřejné zakázky.

Popis veřejné zakázky

Požadavky na IS pro schvalování finančních operací
Centrální řízení procesů
• Nastavitelné workflow procesu
• Automatické předávání průvodky mezi účastníky procesu bez nutnosti výběru
• Doklad je schvalován pomocí elektronického podpisu
• Požadované role (příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní) + 3 volitelné role
• Možnost operaci schválit, zamítnout s poznámkou, vrátit zpět o libovolný počet kroků, zrušit proces
• Požadavky na schválení různých dokladů (smlouva, limitovaný příslib, objednávka, faktura, platební poukaz) schvalovat z jedné aplikace
• Možnost prohlížet přílohy schvalovaného dokladu
• Odlišné zbarvení požadavků, které jsou po datu schválení
• Emailová notifikace uživatele, kterému byl přidělen doklad ke schválení
• Hromadné schválení dokladů
• Při schvalování probíhá automatická kontrola na volné prostředky rozpočtu
Elektronizace procesu agenda Faktury
• Provázanost na centrální řízení procesů
• Nastavitelné workflow procesu
• Automatické předávání průvodky mezi účastníky procesu bez nutnosti výběru
• Doklad je schvalován pomocí elektronického podpisu
• Možnost prohlížet zapsanou fakturu v primární agendě včetně přílohy
• Možnost prohlížet navázanou objednávku nebo smlouvu včetně jejich příloh
• Evidovat a spravovat přijaté doklady (všechny typy faktur)
• Evidovat předání faktury příslušnému útvaru města k vyřízení
• Propojovat zálohové a doúčtovací faktury
• Přijímat a zpracovávat elektronické formáty faktur ve standardu ISDOC
Elektronizace procesu agenda Objednávky
• Provázanost na centrální řízení procesů
• Nastavitelné workflow procesu
• Automatické předávání průvodky mezi účastníky procesu bez nutnosti výběru
• Doklad je schvalován pomocí elektronického podpisu
• Sledovat vazby na ostatní agendy – tvorbu rozpočtových položek objednávky, kontrolovat na rozpočtované částky, nepovolit pořídit rozpočtovou položku, pokud není krytá rozpočtem
• kontrolovat faktury při likvidaci – fakturu bude možné proplatit pouze tehdy, pokud ji lze přiřadit k existujícím položkám objednávky
Elektronizace procesu agenda Smlouvy
• Provázanost na centrální řízení procesů
• Nastavitelné workflow procesu
• Automatické předávání průvodky mezi účastníky procesu bez nutnosti výběru
• Doklad je schvalován pomocí elektronického podpisu
• Vazba na vydané faktury (seznam faktur ke smlouvě, včetně zobrazení detailu)
• Vazba na objednávky (seznam objednávek ke smlouvě, vč. zobrazení detailu)
• Evidence finančního krytí dle zákona č. 320/2001 Sb.
• Schvalování finančního krytí
• Připojení el. obrazu (sken) smlouvy.

Popis veřejné zakázky

Požadavky na IS Portál úředníka
Integrace elektronického oběhu dokumentů městského úřadu
• Přímá integrace se systémem elektronického oběhu dokumentů pro realizaci interních schvalovacích procesů
O Elektronický proces schválení žádosti o nepřítomnost
O Elektronická proces schválení cestovního příkazu
O Příprava pro integraci dalších nově vzniklých elektronických procesů
• Zobrazení elektronických procesů úředníka
O Procesy k vyřízení
O Procesy k převzetí
• Úkoly
Integrace s personálním systémem zadavatele
• Zobrazení dat zaměstnance z personálního systému zadavatele
O Osobní údaje zaměstnanců
O Aktuální přehled čerpání dovolené
O Platový výměr/Výplatní páska
• Přidělování oprávnění na základě organizační struktury – vedoucí může sledovat data podřízených
Sdílené úložiště dokumentů
• Možnost uložení a zobrazení dokumentů, formulářů, šablon a obrázků
O Vzorové interní formuláře MěÚ
O Návody a postupy
O Loga
O Archiv usnesení orgánů města
O Archiv zápisů z porad a schůzí
• Možnost členění dokumentů do kategorií, které lze snadno třídit, seskupovat
• Možnost detailního vyhledávání dokumentů na základě zadaných parametrů
O Kategorie
O Datum
O Autor
O Klíčová slova
Evidence vnitřních předpisů
• Jednoduchá orientace zaměstnanců ve vnitřních předpisech
O Vnitřní předpisy města
O Vnitřní předpisy městského úřadu
O Nařízení města
O Vyhlášky města
O Příkazy starosty
O Příkazy tajemníka
• Vyhledávání podle zadaných parametrů a fultextové vyhledávání
• Filtrace platných a neplatných předpisů
O Filtrace podle platnosti, účinnosti, druhu, zpracovatele
O Výchozí zobrazení bude obsahovat pouze platné předpisy
O Platné a neplatné předpisy budou graficky rozlišeny
• Notifikace o nových nebo změněných předpisech
• Funkce prokazatelného seznámení s novým předpisem
O Funkce potvrzení „Seznámení s vnitřním předpisem osob“ spadajících do rozsahu působnosti vnitřního předpisu
Rezervace zdrojů
• Elektronická rezervace zdrojů
O Automobily
O Zasedací místnosti
O Fotoaparáty
O Mobilní zařízení
• Rezervace zdrojů bude založena na sdílení elektronických kalendářů
Majetek úředníka
• Elektronická evidence majetku úředníka
O Termíny předání a případného vrácení
O Jména předávající a přebírající osoby
Vzdělávací akce
• Evidence vzdělávacích plánů a na ně navazující aktivity zaměstnanců úřadu
• U jednotlivých zaměstnanců možnost evidovat údaje o absolvovaných kurzech a školeních
• U jednotlivých zaměstnanců definovat nové vzdělávací aktivity
• K absolvovaným kurzům možnost přiložení kopie osvědčení/certifikátu
Přítomnost na pracovišti – integrace docházkového systému
• Plná integrace s docházkovým systémem zadavatele
• Zobrazení stavu přítomnosti zaměstnance
O Barevné rozlišení stavů přítomnosti
• Vazba na telefonní seznam
Zpracování grafického návrhu
• Aktuální a základní informace musí být obsaženy na hlavní stránce
O Interní reporting
Prezentace interních informací v rámci úřadu členěná a směřovaná dle organizační struktury
O Rozcestník
Interní a externí webové stránky
Tvorba a editace individuálního rozcestníku zaměstnance
O Interní telefonní seznam
Zobrazení ve stromu zaměstnanců podle organizační struktury
Vyhledávaní podle jména a příjmení zaměstnance, podle odboru a oddělení, podle telefonního čísla
O Elektronické formuláře úředníka
• Zpracování grafického návrhu portálu úředníka (struktura odkazů, barevná kombinace, loga) dle požadavků a v součinnosti se zadavatelem
Statistika přístupů
• Detailní statistika přístupů zaměstnanců
• Statistika využití jednotlivých modulů
Fulltextové vyhledávání.

Popis veřejné zakázky

Požadavky na IS pro integraci správních aplikací se spisovou službou.
Rozhraní spisová služba - obecné rozhraní dle NSeSSL
• Předání seznamu nepřevzatých písemností ke zpracování pro daného referenta. Referent tak vždy vidí nové spisy, které se budou vyřizovat.
• Vyznačí u daného spisu, že je převzat do zpracování ve správní aplikaci (SA). Pokud z nějakého důvodu referent SA již převzatý spis zruší, pak se obnoví jeho nabízení pro zpracování.
• Podpora pro vypravení dokumentu - z SA se předává do SSL spolu s písemností i seznam adresátů, kterým se má daná písemnost doručit, způsob doručení a příp. identifikace DS.
• Předání data doručení jednotlivých adresátů (zásilek) pro stanovení PM u daného rozhodnutí v SA. Předání obsahu příslušného spisu pro informování uživatele SA. Uživatel má tak okamžitý přehled o obsahu spisu a může si zkontrolovat, že žádná podstatná informace mu nechybí při vedení řízení Založení písemnosti či spisu na základě informací předaných ze SA (v případech řízení z moci úřední). V SSL tak nebude zapotřebí žádný ruční zásah při této činnosti, vše bude probíhat automaticky na pozadí. Identifikace spisů (spisové značky) a písemností ve spisech (čísla jednací) budou plně v kompetenci SSL.
• Stornování písemnosti dle pokynu SA.
• Předání písemnosti do SSL, ta zabezpečí č.j. písemnosti
• Vyznačení vyřízení spisu dle pokynu SA. Převzetí informací od SA důležitých pro vedení skartačního řízení (spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu
• Zaslání písemnosti vytvořené SA k uložení do úložiště dokumentů SSL. Tam bude uložena spolu s dalšími písemnostmi a bude SSL evidována a spravována. Všechny písemnosti tak budou uloženy na jednom místě.
• Předání příslušného dokumentu pro zobrazení uživateli SA. Tato písemnost se již zobrazuje pouze pro čtení bez možnosti editace.
Napojení spisové služby zadavatele na aplikaci úsekového měření rychlosti.
Napojení spisové služby zadavatele na aplikaci stavebního úřadu.

Popis veřejné zakázky

Popis technického řešení - servery
Základní požadavky
• Dodaný HW v rack 19“ provedení (včetně potřebné kabeláže) - rack není předmětem dodávky.
• Připojení dodaného HW do SAN infrastruktury pomocí 10 Gigabit rozhraní.
• Redundantní připojení serverů do SAN a LAN infrastruktury.
• Kompatibilita všech navržených komponent se stávajícím technickým řešením.
Pro zajištění výše uvedeného stavu požaduje žadatel realizovat nabízenou infrastrukturu v jediném kompaktním šasi – hyperkonvergované řešení.
Blade Chassis
Interní úložiště:
• podpora přístupu jednotlivých blade serverů přes vnitřní sběrnici systému (nízká latence) k internímu sdílenému úložišti,
• možnost škálovatelnosti kapacity a typu RAID s podporou HotSpare,
• každý serverový uzel vidí úložiště jako vlastní jednotný fond úložiště,
• přiřazení virtuálních disků k jednomu serverovému uzlu nebo více serverovým uzlům.
Integrované síťování:
• integrovaný 10 Gb switch, jako náhrada externího separátního síťového zařízení.
Flexibilní I/O:
• možnost osazení standardních PCIe karet, a to:
O 3x PCIe Gen 2 - plné výšky/délky,
O 5x PCIe Gen 2 - SFF (Low profile).
• Karty je možno dedikovat (výhradně přiřadit) jednotlivým blade serverům v rámci šasi.

Přesné informace o lhůtě (lhůtách) pro přezkumné řízení

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k Zadavateli, které je nutné doručit do 15 dnů ode dne, kdy se stěžovatel dozvěděl o domnělém porušení zákona Zadavatelem, nejpozději však do uzavření smlouvy nebo do chvíle, kdy se soutěž o návrh považuje po výběru návrhu za ukončenou.
Námitky proti úkonům oznamovaným v dokumentech, které je Zadavatel povinen podle zákona uveřejnit či odeslat stěžovateli, musí být doručeny Zadavateli do 15 dnů od jejich uveřejnění či doručení stěžovateli.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání žádostí o účast, musí být námitky proti podmínkám vztahujícím se ke kvalifikaci dodavatele doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání nabídek, musí být námitky proti zadávací dokumentaci doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty, v případě jednacího řízení s uveřejněním musí být námitky proti zadávací dokumentaci doručeny Zadavateli nejpozději do skončení lhůty pro podání předběžných nabídek.
Námitky proti dobrovolnému oznámení o záměru uzavřít smlouvu podle § 212 odst. 2 zákona musí být doručeny Zadavateli do 30 dnů od uveřejnění tohoto oznámení.
Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 15 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i Zadavateli do 10 dnů ode dne, v němž stěžovatel obdržel rozhodnutí, kterým Zadavatel námitky odmítl nebo do 25 dnů od odeslání námitek, pokud Zadavatel o námitkách nerozhodl.
Po uzavření smlouvy na veřejnou zakázku či rámcové dohody lze podat pouze návrh na uložení zákazu plnění smlouvy, a to i bez předchozího podání námitek. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 1 měsíce ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy způsobem podle § 212 odst. 2 zákona s uvedením důvodu pro zadání veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžného oznámení nebo výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy podle § 254 odstavce 1 písm. d) zákona doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 1 měsíce ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy na základě rámcové dohody podle § 137 zákona nebo oznámení o uzavření smlouvy v dynamickém nákupním systému podle § 142 zákona, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy.
Ve lhůtě pro doručení návrhu je navrhovatel povinen složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z nabídkové ceny navrhovatele za celou dobu plnění veřejné zakázky nebo za dobu prvních 4 let plnění v případě smluv na dobu neurčitou, nejméně však ve výši 50 000 CZK, nejvýše ve výši 10 000 000 CZK. V případě, že navrhovatel nemůže stanovit celkovou nabídkovou cenu, je povinen složit kauci ve výši 100 000 CZK. V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 CZK. Jde-li o řízení o přezkoumání postupu pro zadávání koncesí, je navrhovatel povinen ve lhůtě pro doručení návrhu složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z předpokládané hodnoty koncese uveřejněné ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele, nejméně však ve výši 50 000 CZK, nejvýše ve výši 10 000 000 CZK. V případě, že Zadavatel neuveřejní ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele předpokládanou hodnotu koncese, je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 100 000 CZK. V případě návrhu na uložení zákazu plnění koncesní smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 CZK.