Poskytování služeb v oblasti Public Relations pro Digitální a informační agenturu

Krátký popis

Předmětem plnění je zajištění aktivit Public Relations (PR) s cílem zvýšit spontánní znalost a důvěru v digitální produkty a služby Digitální a informační agentury (dále také jen „zadavatel“ či „DIA“) mezi cílovými skupinami v období od účinnosti smlouvy uzavřené na základě této veřejné zakázky.

Konkrétně se jedná o poskytování následujících služeb:

a) Strategické poradenství v rámci nastavení reálných komunikačních cílů a realizacevhodné PR podpory na podporu brandu, image a znalosti produktů a služeb DIA, které přispěje ke zvýšení důvěry v digitalizované služby státní správy občany České republiky;

b) Vytvoření seznamu relevantních novinářů a médií pro jednotlivé cílové skupiny a jeho průběžná aktualizace;

c) Proaktivní vyhledávání vhodných témat k publicitě podle situace ve státním sektoru, aktivní oslovování preferovaných médií podle jednotlivých cílových skupin s nabídkou témat a rozhovorů;

d) Konzultace při přípravě tiskových zpráv a podpora při jejich zveřejňování (cca 4 měsíčně);

e) Tvorba PR článků a materiálů pro media ve spolupráci s DIA, distribuce PR článků a materiálů médiím a podpora jejich zveřejnění (cca 2 měsíčně);

f) Příprava příspěvků na sociální sítě představitelů DIA (cca 8 měsíčně), konzultace při přípravě příspěvků vycházejících z TZ či jiných vydaných PR materiálů, identifikace vhodných influencerů a podpora při budování dobrých vztahů mezi nimi a DIA pro posílení mediálního dopadu sociálních sítí na jednotlivé cílové skupiny;

g) Příprava newsletteru pro uživatele vybraných produktů a služeb DIA, například Portálu občana, kteří dali k takovému zasílání newsletteru souhlas (cca 1 newsletter měsíčně);

h) Identifikace vhodných novinářů pro rozhovory s představiteli DIA podle jednotlivých témat a zajištění těchto rozhovorů, průběžné oslovování masových a odborných médiích, pravidelné komentáře a vyjádření médiím k prosazování názorů DIA;

i) Zajištění textových korektur, zpracování a aktualizace press kitu pro novináře;

j) Plánování a realizace PR projektů k naplnění komunikační strategie DIA s využitím všech nástrojů komunikace včetně sociálních sítí;

k) Plánování a realizace PR eventů pro media (například tiskových konferencí, kulatých stolů, roadshow, vánočních setkání s novináři atd);

l) Konzultace při případné krizové komunikaci; vytvoření plánu krizové komunikace;

m) Příprava a realizace mediálních školení pro vybrané představitele Zadavatele;

n) spolupráce dodavatele s dalšími dodavateli Zadavatele.

Popis veřejné zakázky

Předmětem plnění je zajištění aktivit Public Relations (PR) s cílem zvýšit spontánní znalost a důvěru v digitální produkty a služby Digitální a informační agentury (dále také jen „zadavatel“ či „DIA“) mezi cílovými skupinami v období od účinnosti smlouvy uzavřené na základě této veřejné zakázky.

Konkrétně se jedná o poskytování následujících služeb:

a) Strategické poradenství v rámci nastavení reálných komunikačních cílů a realizacevhodné PR podpory na podporu brandu, image a znalosti produktů a služeb DIA, které přispěje ke zvýšení důvěry v digitalizované služby státní správy občany České republiky;

b) Vytvoření seznamu relevantních novinářů a médií pro jednotlivé cílové skupiny a jeho průběžná aktualizace;

c) Proaktivní vyhledávání vhodných témat k publicitě podle situace ve státním sektoru, aktivní oslovování preferovaných médií podle jednotlivých cílových skupin s nabídkou témat a rozhovorů;

d) Konzultace při přípravě tiskových zpráv a podpora při jejich zveřejňování (cca 4 měsíčně);

e) Tvorba PR článků a materiálů pro media ve spolupráci s DIA, distribuce PR článků a materiálů médiím a podpora jejich zveřejnění (cca 2 měsíčně);

f) Příprava příspěvků na sociální sítě představitelů DIA (cca 8 měsíčně), konzultace při přípravě příspěvků vycházejících z TZ či jiných vydaných PR materiálů, identifikace vhodných influencerů a podpora při budování dobrých vztahů mezi nimi a DIA pro posílení mediálního dopadu sociálních sítí na jednotlivé cílové skupiny;

g) Příprava newsletteru pro uživatele vybraných produktů a služeb DIA, například Portálu občana, kteří dali k takovému zasílání newsletteru souhlas (cca 1 newsletter měsíčně);

h) Identifikace vhodných novinářů pro rozhovory s představiteli DIA podle jednotlivých témat a zajištění těchto rozhovorů, průběžné oslovování masových a odborných médiích, pravidelné komentáře a vyjádření médiím k prosazování názorů DIA;

i) Zajištění textových korektur, zpracování a aktualizace press kitu pro novináře;

j) Plánování a realizace PR projektů k naplnění komunikační strategie DIA s využitím všech nástrojů komunikace včetně sociálních sítí;

k) Plánování a realizace PR eventů pro media (například tiskových konferencí, kulatých stolů, roadshow, vánočních setkání s novináři atd);

l) Konzultace při případné krizové komunikaci; vytvoření plánu krizové komunikace;

m) Příprava a realizace mediálních školení pro vybrané představitele Zadavatele;

n) spolupráce dodavatele s dalšími dodavateli Zadavatele.

Popis možností

Zadavatel si vyhrazuje možnost změny závazku ze smlouvy, a to následovně:

V případě ukončení smlouvy před uplynutím doby plnění veřejné zakázky dle čl. 2.6 této ZD, vyhrazuje si zadavatel možnost nahradit vybraného dodavatele jiným dodavatelem, a to konkrétně dalším v pořadí dle výsledků hodnocení tohoto zadávacího řízení. S tímto dodavatelem bude uzavřena smlouva pouze v případě, že i v této době bude dodavatel splňovat veškeré stanovené zadávací podmínky, včetně požadavků na kvalifikaci. Pokud dodavatel, který se umístil další v pořadí dle výsledků hodnocení tohoto zadávacího řízení, neposkytne zadavateli součinnost k uzavření smlouvy či nesplní veškeré stanovené zadávací podmínky, vyhrazuje si zadavatel možnost oslovit dalšího dodavatele v pořadí dle výsledků hodnocení tohoto zadávacího řízení, a možnost tento postup opakovat až do vyčerpání všech dodavatelů v pořadí.

Za splnění podmínky, že nebude vyčerpána částka uvedená v čl. 2.4 této ZD, vyhrazuje si zadavatel právo prodloužit dobu trvání smlouvy vzešlé z tohoto zadávacího řízení, a to do doby uzavření nové smlouvy, zajišťující navazující plnění v podobě PR služeb pro Digitální a informační agenturu dle požadavků a potřeb zadavatele. V takovém případě uzavře zadavatel s vybraným dodavatelem dodatek ke stávající smlouvě před koncem jejího trvání.

Seznam a stručný popis podmínek

Doklady, kterými dodavatel prokáže profesní způsobilost:

a) výpis z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje.

Seznam a stručný popis výběrových kritérií

Doklady, kterými dodavatel prokáže technickou kvalifikaci:

a) Seznam významných služeb poskytnutých dodavatelem za poslední 3 roky před zahájením zadávacího řízení.

Minimální úroveň poskytnutých významných služeb uvedených na předloženém seznamu musí být pro následující:

1. dvě významné služby obdobného rozsahu a charakteru jako je předmět této zakázky, přičemž finanční hodnota této služby činila alespoň 500 000,- Kč bez DPH za jeden kalendářní rok, nebo za 12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců; (obdobným předmětem plnění je myšleno vytvoření PR strategie a poskytování PR služeb); kvalifikaci podle tohoto odstavce lze doložit na plněních jak ve veřejném, tak v komerčním sektoru;
Seznam musí obsahovat identifikační údaje dodavatele, identifikační a kontaktní údaje objednatele, označení a popis poskytnuté služby (minimálně v požadovaném rozsahu), finanční objem poskytnuté služby (bez DPH; pokud poskytovaná služba zahrnovala i jiné činnosti, než je zadavatelem požadováno výše, uvede dodavatel finanční objem plnění vztahující se pouze k tomuto požadovanému plnění) a dobu poskytování dodávky/služby (mm/rrrr).

b) dodavatel sestaví realizační tým složený ze členů, kteří budou zastávat následující pozice:

1. Account director:

Zodpovídá za strategii a dohled nad spoluprací. Pomáhá definovat vhodné postupy při krizové komunikaci.

- minimálně 3 roky praxe v oboru
- zkušenost s pozicí Account Directora při poskytování alespoň 2 PR služeb v obdobném rozsahu jako v odstavci 5.3.1. bod a) ZD
- musí ovládat český jazyk v rozsahu plnění předmětu veřejné zakázky a být schopen příp. zrevidovat výstupy dalších členů realizačního týmu v tomto ohledu a zkoordinovat komunikaci za tým se zadavatelem.

2. Account / project manager:

Komunikuje s klientem a odpovídá za průběh projektu.

- minimálně 3 roky praxe v oboru
- zkušenost s pozicí Account / project managera při poskytování alespoň 2 PR služeb v obdobném rozsahu
- musí ovládat český jazyk v rozsahu plnění předmětu veřejné zakázky a být schopen příp. zrevidovat výstupy dalších členů realizačního týmu v tomto ohledu a zkoordinovat komunikaci za tým se zadavatelem jako v odstavci 5.3.1. bod a) ZD

3. Account Executive:

Připravuje texty, pečuje o vztah s novináři, domlouvá rozhovory a zajišťuje medializaci.

- Minimálně 3 roky praxe v oboru

4. PA manažer:

Zajišťuje poradenství v oblasti prosazování zájmů klienta v oblasti státní správy a regulace.

- Minimálně 5 let praxe v oboru
- Dobrá orientace v politickém a legislativním prostředí ČR

Zadavatel výslovně požaduje, aby se osoby uvedené dodavatelem v seznamu členů realizačního týmu fakticky přímo podílely na realizaci veřejné zakázky.

Doklady, kterými dodavatel prokáže sestavení realizačního týmu:

i. seznam členů realizačního týmu;

ii. profesní životopis každého člena realizačního týmu, ze kterého budou vyplývat výše uvedené požadavky (u referenčních projektů případné odkazy na proběhlé kampaně) a který bude obsahovat čestné prohlášení člena týmu, že všechny uvedené údaje jsou úplné a pravdivé a bude podepsán příslušným členem realizačního týmu;

Account manager/Account director musí ovládat český jazyk v rozsahu plnění předmětu veřejné zakázky a být schopen příp. zrevidovat výstupy dalších členů realizačního týmu v tomto ohledu a zkoordinovat komunikaci za tým se zadavatelem. Zadavatel požaduje, aby se členové realizačního týmu také podíleli na plnění předmětu veřejné zakázky, a to minimálně v rozsahu prokázané kvalifikace. Výměna nebo doplnění člena realizačního týmu po dobu účinnosti smlouvy je možná pouze za předpokladu, že novým členem realizačního týmu a realizačním týmem jako takovým bude splněna technická kvalifikace dodavatele ve výše požadovaném rozsahu. Dodavatel je povinen požádat zadavatele o souhlas s takovou změnou nebo doplněním a doložit mu relevantní dokumenty prokazující splnění výše uvedené podmínky.

Zadavatel nepřipouští, aby jedna osoba zastávala více než 1 pozici v rámci realizačního týmu.

Přesné informace o lhůtě (lhůtách) pro přezkumné řízení

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k Zadavateli, které je nutné doručit do 15 dnů ode dne, kdy se stěžovatel dozvěděl o domnělém porušení zákona Zadavatelem, nejpozději však do uzavření smlouvy nebo do chvíle, kdy se soutěž o návrh považuje po výběru návrhu za ukončenou.

Námitky proti úkonům oznamovaným v dokumentech, které je Zadavatel povinen podle zákona uveřejnit či odeslat stěžovateli, musí být doručeny Zadavateli do 15 dnů od jejich uveřejnění či doručení stěžovateli.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání žádostí o účast, musí být námitky proti podmínkám vztahujícím se ke kvalifikaci dodavatele doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání nabídek, musí být námitky proti zadávacím podmínkám doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty. Námitky proti obsahu výzvy k podání nabídek v dynamickém nákupním systému nebo při zadávání veřejné zakázky na základě rámcové dohody musí být zadavateli doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek. V soutěži o návrh musí být námitky proti soutěžním podmínkám doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání návrhů. Zadavatel může v zadávací dokumentaci nebo soutěžních podmínkách stanovit, že námitky podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona lze podat nejpozději 72 hodin před skončením lhůt podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona.

Námitky proti dobrovolnému oznámení o záměru uzavřít smlouvu podle § 212 odst. 2 zákona musí být doručeny Zadavateli do 30 dnů od uveřejnění tohoto oznámení.

Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 15 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i Zadavateli do 10 dnů ode dne, v němž stěžovatel obdržel rozhodnutí, kterým Zadavatel námitky odmítnul nebo do 25 dnů od odeslání námitek, pokud Zadavatel o námitkách nerozhodl.

Po uzavření smlouvy na veřejnou zakázku či rámcové dohody lze podat pouze návrh na uložení zákazu plnění smlouvy, a to i bez předchozího podání námitek. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy způsobem podle § 212 odst. 2 zákona s uvedením důvodu pro zadání veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžného oznámení nebo výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy podle § 254 odstavce 1 písm. d) zákona doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy na základě rámcové dohody podle § 137 zákona nebo oznámení o uzavření smlouvy v dynamickém nákupním systému podle § 142 zákona, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy.

Ve lhůtě pro doručení návrhu je navrhovatel povinen složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z nabídkové ceny navrhovatele za celou dobu plnění veřejné zakázky nebo za dobu prvních čtyř let plnění v případě smluv na dobu neurčitou, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že navrhovatel nemůže stanovit celkovou nabídkovou cenu, je povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč. Jde-li o řízení o přezkoumání postupu pro zadávání koncesí, je navrhovatel povinen ve lhůtě pro doručení návrhu složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z předpokládané hodnoty koncese uveřejněné ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že Zadavatel neuveřejní ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele předpokládanou hodnotu koncese, je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění koncesní smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč.