CZ V4 PRES – Zajištění doprovodných programů v rámci předsednictví České republiky Visegrádské skupině 2023/2024

Krátký popis

Účel veřejné zakázky je zajištění doprovodných/společenských/výjezdních kongresových akcí spojených s předsednictvím České republiky Visegrádské skupině (dále také „CZ V4 PRES"). S vybraným dodavatelem bude uzavřena rámcová dohoda.

Popis veřejné zakázky

Účel veřejné zakázky je zajištění doprovodných/společenských/výjezdních kongresových akcí spojených s předsednictvím České republiky Visegrádské skupině (dále také „CZ V4 PRES"). S vybraným dodavatelem bude uzavřena rámcová dohoda.
Specifikace předmětu VZ je podrobně rozepsána v rámcové dohodě a jejích přílohách, které jsou přílohou této zadávací dokumentace. Bude se jednat zejména o:
a) kompletní koordinace organizace společenských, doprovodných a ostatních akcí pořádaných
v rámci předsednictví ČR Visegrádské skupině ve spolupráci se zadavatelem a dle pokynů zadavatele, a to i vůči poskytovateli vybraných prostor a dodavatelům souvisejících dílčích služeb – produkce, technického zajištění (konferenční techniky), moderátorů, odborných průvodců, denního i večerního občerstvení a ubytování organizátorům nebo účastníkům hlavního programu;
b) zajištění pronájmu prostor vhodných pro pořádání akcí vysokého významu včetně personálu, grafické navigace a servisních služeb (šatna, recepce v předsálí apod.);
c) koordinace účastníků společenských akcí na místě, kontrola jejich akreditace;
d) zajištění a rozmístění veškeré navigace pro účastníky v místě konání akce (grafický manuál
pro výrobu navigace dodá zadavatel);
e) vytvoření kompletního scénáře akce dle instrukcí zadavatele; a ve spolupráci se zadavatelem zajištění plnění odsouhlasené verze v průběhu akce;
f) koordinace transferu VIP a ostatních účastníků akce (Dodavatel zajišťuje celkovou koordinaci dopravy, fyzickou dopravu účastníků pouze v rámci akcí, kde je přímo požadována kalkulace dopravy viz příloha č. 1 závazného návrhu rámcové dohody.);
g) koordinace jednotlivých řečníků a celého programu akce, včetně doprovodných pražských i případných mimopražských akcí; včetně koordinace moderátora akce, pokud bude využit;
h) koordinace informací vůči účastníkům akce v době konání vlastní akce;
i) organizace školení BOZP a požární ochrany veškerého personálu přítomného v místě konání akce;
j) součinnost při vyhodnocení akcí;
k) koordinace služeb přímo hrazených zadavatelem.
Specifikace předmětu VZ je podrobně rozepsána v závazném návrhu rámcové dohody, který je přílohou této zadávací dokumentace.

Další informace

Tato veřejná zakázka je rozdělena na tři části. Část veřejné zakázky na zajištění konání Celostátní konference k územnímu plánování a stavebnímu řádu a část veřejné zakázky na zajištění zasedání Výkonné Rady UNWTO, byla předmětem samostatných, oddělených, jiných zadávacích řízení.
Zadavatel si vyhrazuje použití jednacího řízení bez uveřejnění ve smyslu § 100 odst. 3 ZZVZ na poskytování dalších služeb podobného charakteru (druhu) vybraným dodavatelem. Zadavatel si vyhrazuje změnu závazku využít jak pro případnou potřebu změny zajištění organizace akce, tak případně pro potřeby doplnění či rozšíření jednotlivých služeb v rozsahu specifikovaném v čl. 2 návrhu rámcové dohody a v době konání dané akce. O potřebě změny zajištění akce či dalších služeb bude Zadavatel informovat dodavatele ihned po zjištění těchto potřeb, a to na kontakt a způsobem, který bude dojednán před podpisem rámcové dohody. Předpokládaná hodnota vyhrazené změny závazku je 200 000 Kč bez DPH. Podrobnější informace viz zadávací dokumentace.
Zadavatel v souladu s § 242 odst. 5 ZZVZ stanovuje, že námitky podle § 242 odst. 3 nebo 4 ZZVZ lze podat nejpozději 72 hodin před skončením lhůt podle odstavce 3 nebo 4; v takovém případě je okamžik, kdy končí možnost podat námitky, rozhodný pro
a) běh lhůt podle § 98 odst. 1 nebo § 144 odst. 2,
b) posouzení přiměřenosti stanovení délky nebo prodloužení lhůty pro podání nabídek, předběžných nabídek, žádostí o účast nebo návrhů.
Lhůta pro případné podání námitek končí dne: 05. 02. 2024.
Smlouva se uzavírá na dobu určitou s účinností ode dne uveřejnění v registru smluv dle čl. XIII odst. 15 Smlouvy, na dobu do 30. 6. 2024 nebo do okamžiku, kdy celková hodnota plnění z uzavřených Dílčích objednávek dosáhne ceny dle čl. VI odst. 1 písmene a) Smlouvy. Rozhodujícím okamžikem dle předchozí věty je skutečnost, která nastane dříve.

Přesné informace o lhůtě (lhůtách) pro přezkumné řízení

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k Zadavateli, které je nutné doručit do 15 dnů ode dne, kdy se stěžovatel dozvěděl o domnělém porušení zákona Zadavatelem, nejpozději však do uzavření smlouvy nebo do chvíle, kdy se soutěž o návrh považuje po výběru návrhu za ukončenou.
Námitky proti úkonům oznamovaným v dokumentech, které je Zadavatel povinen podle zákona uveřejnit či odeslat stěžovateli, musí být doručeny Zadavateli do 15 dnů od jejich uveřejnění či doručení stěžovateli.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání žádostí o účast, musí být námitky proti podmínkám vztahujícím se ke kvalifikaci dodavatele doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání nabídek, musí být námitky proti zadávací dokumentaci doručeny Zadavateli nejpozději 72 hodin před skončením této lhůty, v případě jednacího řízení s uveřejněním musí být námitky proti zadávací dokumentaci doručeny Zadavateli nejpozději do skončení lhůty pro podání předběžných nabídek.
Námitky proti dobrovolnému oznámení o záměru uzavřít smlouvu podle § 212 odst. 2 zákona musí být doručeny Zadavateli do 30 dnů od uveřejnění tohoto oznámení.
Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 15 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i Zadavateli do 10 dnů ode dne, v němž stěžovatel obdržel rozhodnutí, kterým Zadavatel námitky odmítnul nebo do 25 dnů od odeslání námitek, pokud Zadavatel o námitkách nerozhodl.
Po uzavření smlouvy na veřejnou zakázku či rámcové dohody lze podat pouze návrh na uložení zákazu plnění smlouvy, a to i bez předchozího podání námitek. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 1 měsíce ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy způsobem podle § 212 odst. 2 zákona s uvedením důvodu pro zadání veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžného oznámení nebo výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy podle § 254 odstavce 1 písm. d) zákona doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 1 měsíce ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy na základě rámcové dohody podle § 137 zákona nebo oznámení o uzavření smlouvy v dynamickém nákupním systému podle § 142 zákona, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy.
Ve lhůtě pro doručení návrhu je navrhovatel povinen složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z nabídkové ceny navrhovatele za celou dobu plnění veřejné zakázky nebo za dobu prvních čtyř let plnění v případě smluv na dobu neurčitou, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že navrhovatel nemůže stanovit celkovou nabídkovou cenu, je povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč. Jde-li o řízení o přezkoumání postupu pro zadávání koncesí, je navrhovatel povinen ve lhůtě pro doručení návrhu složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z předpokládané hodnoty koncese uveřejněné ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že Zadavatel neuveřejní ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele předpokládanou hodnotu koncese, je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění koncesní smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč.