Digitalizace archivů a problematika document management

statutární město Zlín

Digitalizovaná a bezpečně dlouhodobě uložená data a dokumenty, publikované digitální dokumenty včetně řešení jejich workflow. Veřejná zakázka je členěna na části plnění (nejedná se však o části dle § 98 zákona):
A. Digitalizace archivů Výstupem části A. Digitalizace archivů by měl být kompletně zpracovaný AIP balíček obsahující specifikované technické požadavky dle přílohy č. 4 – Technická specifikace. V této příloze je uveden seznam požadovaných formátů a metadat při digitalizaci. Digitalizované archiválie budou předávány společně s definovanými metadaty ve formátu XML dle příslušných norem EAD formou AIP balíčku, který bude při přebírání verifikován zadavatelem zvoleným způsobem.
Dodané originální AIP balíčky budou v souladu s požadavky na budování národního digitálního archivu. Struktura balíčku bude popsaná dokumentem ve formátu METS, deskriptivní metadata dle EAD, popřípadě ve formátu doporučeném archivní správou. Administrativní a technická metadata budou dle formátu PREMIS, popřípadě rozšířeném o MIX.
Dodané AIP balíčky budou uloženy v DMS organizace a druhá kopie bude umístěna v Krajském digitálním repositáři.
Zadavatel má právo průběžné kontroly provádění díla.
B. Problematika "document management" Systém správy dokumentů (DMS - Document Management System) je jednou z velmi důležitých funkčních součástí procesu práce s dokumenty, ať už s archivními, nebo i s aktuálními. Systém jednak podporuje vyhledávání v archivu, jednak udržuje metadata pro podporu interních procesů, kterými se provádí ukládání a archivace, zpřístupňování a poskytování digitálního obsahu a manipulace s uloženými dokumenty. Úzce spolupracuje s úložištěm, ve kterém je uložen vlastní fyzický obsah uložených dokumentů.
Celý systém správy dokumentů bude obsahovat samotný systém DMS umožňující řízení a správu dokumentů a dále systém pro zpřístupňování - zveřejňování dokumentů (archivní portál), tedy rozhraní mezi archivem a občanem, badatelem nebo jiným uživatelem požadujícím dokumenty uložené v archivu. C. Technická podpora systému správy dokumentů (DMS) Součástí veřejné zakázky je komplexní technická podpora systému správy dokumentů (DMS) po dobu 5 let od protokolárního předání a převzetí díla části A - digitalizace.
Předmět veřejné zakázky bude dále specifikován v zadávací dokumentaci, která bude poskytnuta zájemcům v další fázi zadávacího řízení v souladu s § 28 zákona.

Termín

Lhůta pro podání nabídek byla 2012-05-09. Veřejná zakázka byla zveřejněna na 2012-04-02.

Kdo?

• statutární město Zlín

Cože?

• Balík programů pro tvorbu dokumentů › Balík programů pro správu dokumentů
• Datové služby › Zpracování dat
• Skenování a fakturace › Skenování

Kde?

• Střední Morava › Zlínský kraj

Historie zadávání veřejných zakázek

Datum	Dokument
2012-04-02	Oznámení zadávacího řízení
2013-05-17	Dodatečné informace

Oznámení zadávacího řízení (2012-04-02)
Objekt
Rozsah veřejné zakázky
Název: Balík programů pro správu dokumentů
Množství nebo rozsah: 9 833 333
Celková hodnota zakázky: 9 833 333 💰
Metadata oznámení
Původní jazyk: čeština 🗣️
Typ dokumentu: Oznámení zadávacího řízení
Povaha zakázky: Dodávky
Předpis: Evropská Unie, za účasti zemí GPA
Společný slovník pro veřejné zakázky (CPV)
Kód: Balík programů pro správu dokumentů 📦

Postup
Typ řízení: Omezené řízení
Typ nabídky: Podání nabídky pro všechny části
Kritéria pro udělení ceny
Nejnižší cena

Zadavatel
Totožnost
Země: Česko 🇨🇿
Typ zadavatele: Regionální či místní orgán
Název zadavatele: Statutární město Zlín
Poštovní adresa: Náměstí Míru 12
Poštovní směrovací číslo: 760 40
Poštovní město: Zlín

Odkaz
Data
Datum odeslání: 2012-04-02 📅
Lhůta pro podání nabídek: 2012-05-09 📅
Datum zveřejnění: 2012-04-14 📅
Identifikátory
Číslo oznámení: 2012/S 73-120842
Číslo Úř. věst. S: 73
Další informace

Splnění kvalifikace: Dle § 56 odst. 2 písm. b) zákona: Dodavatel prokáže splnění technického kvalifikačního předpokladu dle § 56 odst. 2 písm. b) zákona, předloží-li seznam svědčící o tom, že pro plnění zadávané veřejné zakázky bude mít k dispozici techniky naplňující následující minimální požadavky: — 1 osoba – projektový manažer, splňující následující požadavky, — dosažené vysokoškolské vzdělání minimálně v magisterském studijním programu, — profesní praxe v oboru IT v délce nejméně 5 let (za období posledních 10 let), — podílela se jako projektový manažer na poskytování alespoň 3 služeb spočívajících v digitalizaci historických archivních dokumentů včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům, — 1 osoba - specialista digitalizace, splňující následující požadavky, — dosažené úplné středoškolské vzdělání ukončené maturitní zkouškou, — profesní praxe v oboru digitalizace v délce nejméně 5 let (za období posledních 10 let), — podílela se jako specialista digitalizace na poskytování alespoň 3 služeb spočívajících v digitalizaci historických archivních dokumentů včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům, — 1 osoba s prokázanou kvalifikací správce archivních sbírek, splňující následující požadavky, — dosažené vysokoškolské vzdělání minimálně v bakalářském studijním programu oboru archivnictví či příbuzných oborů, — praxe v oboru archivnictví nejméně 5 let se zkušenostmi se správou historických dokumentů a historických fotografických sbírek. Dle § 56 odst. 1 písm. b) zákona: Dodavatel prokáže splnění technického kvalifikačního předpokladu dle § 56 odst. 1 písm. b) zákona, předloží-li seznam svědčící o tom, že pro plnění zadávané veřejné zakázky bude mít k dispozici technika naplňujícího následující minimální požadavky: — 1 osoba – architekt SW řešení, splňující následující požadavky, — dosažené úplné středoškolské vzdělání ukončené maturitní zkouškou, — podílela se aktivně jako architekt SW řešení alespoň na 3 dodávkách spočívajících v dodávce a implementaci systému pro zpřístupnění archiválií dle referenčního modelu (standardu) OAIS. Zadávací dokumentace vč. všech příloh je uveřejněna v souladu s § 48 zákona způsobem umožňujícím dálkový přístup na profilu osoby pověřené zadavatelskou činností:www.gordion.cz.

Další informace

Splnění kvalifikace: Dle § 56 odst. 2 písm. b) zákona: Dodavatel prokáže splnění technického kvalifikačního předpokladu dle § 56 odst. 2 písm. b) zákona, předloží-li seznam svědčící o tom, že pro plnění zadávané veřejné zakázky bude mít k dispozici techniky naplňující následující minimální požadavky:

— 1 osoba – projektový manažer, splňující následující požadavky,

— dosažené vysokoškolské vzdělání minimálně v magisterském studijním programu,

— profesní praxe v oboru IT v délce nejméně 5 let (za období posledních 10 let),

— podílela se jako projektový manažer na poskytování alespoň 3 služeb spočívajících v digitalizaci historických archivních dokumentů včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům,

— 1 osoba - specialista digitalizace, splňující následující požadavky,

— dosažené úplné středoškolské vzdělání ukončené maturitní zkouškou,

— profesní praxe v oboru digitalizace v délce nejméně 5 let (za období posledních 10 let),

— podílela se jako specialista digitalizace na poskytování alespoň 3 služeb spočívajících v digitalizaci historických archivních dokumentů včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům,

— 1 osoba s prokázanou kvalifikací správce archivních sbírek, splňující následující požadavky,

— dosažené vysokoškolské vzdělání minimálně v bakalářském studijním programu oboru archivnictví či příbuzných oborů,

— praxe v oboru archivnictví nejméně 5 let se zkušenostmi se správou historických dokumentů a historických fotografických sbírek.

Dle § 56 odst. 1 písm. b) zákona:

Dodavatel prokáže splnění technického kvalifikačního předpokladu dle § 56 odst. 1 písm. b) zákona, předloží-li seznam svědčící o tom, že pro plnění zadávané veřejné zakázky bude mít k dispozici technika naplňujícího následující minimální požadavky:

— 1 osoba – architekt SW řešení, splňující následující požadavky,

— dosažené úplné středoškolské vzdělání ukončené maturitní zkouškou,

— podílela se aktivně jako architekt SW řešení alespoň na 3 dodávkách spočívajících v dodávce a implementaci systému pro zpřístupnění archiválií dle referenčního modelu (standardu) OAIS. Zadávací dokumentace vč. všech příloh je uveřejněna v souladu s § 48 zákona způsobem umožňujícím dálkový přístup na profilu osoby pověřené zadavatelskou činností:www.gordion.cz.

Objekt
Rozsah veřejné zakázky
Krátký popis:

A. Digitalizace archivů Výstupem části A. Digitalizace archivů by měl být kompletně zpracovaný AIP balíček obsahující specifikované technické požadavky dle přílohy č. 4 – Technická specifikace. V této příloze je uveden seznam požadovaných formátů a metadat při digitalizaci. Digitalizované archiválie budou předávány společně s definovanými metadaty ve formátu XML dle příslušných norem EAD formou AIP balíčku, který bude při přebírání verifikován zadavatelem zvoleným způsobem.

Dodané originální AIP balíčky budou v souladu s požadavky na budování národního digitálního archivu. Struktura balíčku bude popsaná dokumentem ve formátu METS, deskriptivní metadata dle EAD, popřípadě ve formátu doporučeném archivní správou. Administrativní a technická metadata budou dle formátu PREMIS, popřípadě rozšířeném o MIX.

Dodané AIP balíčky budou uloženy v DMS organizace a druhá kopie bude umístěna v Krajském digitálním repositáři.

Zadavatel má právo průběžné kontroly provádění díla.

B. Problematika "document management" Systém správy dokumentů (DMS - Document Management System) je jednou z velmi důležitých funkčních součástí procesu práce s dokumenty, ať už s archivními, nebo i s aktuálními. Systém jednak podporuje vyhledávání v archivu, jednak udržuje metadata pro podporu interních procesů, kterými se provádí ukládání a archivace, zpřístupňování a poskytování digitálního obsahu a manipulace s uloženými dokumenty. Úzce spolupracuje s úložištěm, ve kterém je uložen vlastní fyzický obsah uložených dokumentů.

Celý systém správy dokumentů bude obsahovat samotný systém DMS umožňující řízení a správu dokumentů a dále systém pro zpřístupňování - zveřejňování dokumentů (archivní portál), tedy rozhraní mezi archivem a občanem, badatelem nebo jiným uživatelem požadujícím dokumenty uložené v archivu. C. Technická podpora systému správy dokumentů (DMS) Součástí veřejné zakázky je komplexní technická podpora systému správy dokumentů (DMS) po dobu 5 let od protokolárního předání a převzetí díla části A - digitalizace.

Předmět veřejné zakázky bude dále specifikován v zadávací dokumentaci, která bude poskytnuta zájemcům v další fázi zadávacího řízení v souladu s § 28 zákona.

Referenční číslo: DG 1474
Název projektu nebo programu financovaného EU:

PROJEKT: "Zajištění přenosu dat a informací v územní samosprávě Statutárního města Zlín", Registrační číslo projektu CZ.1.06/2.1.00/09.07389.

Místo plnění
Hlavní místo nebo místo plnění: Zlínský kraj.

Právní, ekonomické, finanční a technické informace
Podmínky účasti
Způsobilost pro výkon profesní činnosti:

Dodavatel prokáže splnění základních kvalifikačních předpokladů dle § 53 odst. 1 písm. a) - m) zákona způsobem uvedeným v § 53 odst. 3 zákona.

Splnění profesního kvalifikačního předpokladu dle § 54 písm. a) zákona prokáže dodavatel, který předloží výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán.

Dle § 54 písm. b) zákona prokáže dodavatel, který předloží doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci.

Ekonomická a finanční situace:

Dle § 55 zákona: Dodavatel předloží pojistnou smlouvu (případně pojistku), jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě, z níž bude patrná výše pojistné částky pro tento druh pojištění, a to v prosté kopii.

Minimální úroveň (úrovně) standardů:

Dle § 55 zákona: Dodavatel splňuje ekonomický a finanční kvalifikační předpoklad, pokud má pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou třetí osobě min. ve výši odpovídající pojistné částce 7 000 000 CZK.

Technická a odborná způsobilost:

Dle § 56 odst. 1 písm. a) zákona:seznam významných dodávek realizovaných dodavatelem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby plnění; přílohou tohoto seznamu musí být:

1. osvědčení vydané či podepsané veřejným zadavatelem, pokud bylo zboží dodáno veřejnému zadavateli, 2. osvědčení vydané jinou osobou, pokud bylo zboží dodáno jiné osobě než veřejnému zadavateli, nebo 3. čestné prohlášení dodavatele, pokud bylo zboží dodáno jiné osobě než veřejnému zadavateli a není-li současně možné osvědčení podle bodu 2 od této osoby získat z důvodů spočívajících na její straně.

Dle § 56 odst. 2 písm. a) zákona:seznam významných služeb poskytnutých dodavatelem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby poskytnutí; přílohou tohoto seznamu musí být:

1. osvědčení vydané veřejným zadavatelem, pokud byly služby poskytovány veřejnému zadavateli,

2. osvědčení vydané jinou osobou, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli, nebo

3. čestné prohlášení dodavatele, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli a není-li současně možné osvědčení podle bodu 2 od této osoby získat z důvodů spočívajících na její straně. Dle § 56 odst. 2 písm. b) zákona: seznam techniků či technických útvarů, jež se budou podílet na plnění veřejné zakázky, a to zejména techniků či technických útvarů zajišťujících kontrolu jakosti, bez ohledu na to, zda jde o zaměstnance dodavatele nebo osoby v jiném vztahu k dodavateli.

Dle § 56 odst. 1 písm. b) zákona:

Minimální úroveň (úrovně) standardů:

Dle § 56 odst. 1 písm. a) zákona: předloží seznam min. 3 dodávek realizovaných v posledních 3 letech, přičemž:

— tím se rozumí dodávka a implementace systému pro zpřístupnění archiválií dle referenčního modelu (standardu) OAIS v rozsahu nejméně 500 000 ks digitalizovaných historických archivních dokumentů včetně metadat k těmto archiváliím, -min. 1 z těchto 3 dodávek musí být min. v hodnotě 1 500 000 CZK bez DPH.

Dle § 56 odst. 2 písm. a) zákona: předloží seznam alespoň 3 služeb poskytnutých dodavatelem v posledních 3 letech, přičemž:

— tím se rozumí služba spočívající v digitalizaci historických archivních dokumentů včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům, - celková hodnota těchto 3 služeb musí být min. v hodnotě 5 000 000 CZK bez DPH (v součtu),

— min. 1 z těchto 3 služeb musí být min. v hodnotě 1 000 000 CZK bez DPH. Dle § 56 odst. 2 písm. b) zákona: Uvedeno níže v bodě VI.3. Dle § 56 odst. 1 písm. b) zákona: Uvedeno níže v bodě VI.3.

Plnění zakázky
Požadované vklady a záruky: Blíže viz. ZD.
Hlavní podmínky financování a platební ujednání a/nebo odkaz na příslušné předpisy, které je upravují: Blíže viz ZD.
Jiné zvláštní podmínky:

Zadavatel si v souladu s § 44 odst. 6 zákona vyhrazuje požadavek, že část plnění předmětu veřejné zakázky nesmí být plněna subdodavatelem, a to část spočívající v digitalizaci archivů (část A). Tímto požadavkem není zcela vyloučena možnost plnit veřejnou zakázku prostřednictvím subdodavatele. Blíže v ZD.

Postup
Lhůta platnosti nabídky: 120 dní
Jazyky
Jazyk: čeština 🗣️

Zadavatel
Totožnost
Národní registrační číslo: 00283924
26147921
Kontakt
Poštovní adresa: Drozdovice 4
Poštovní město: Prostějov
Poštovní směrovací číslo: 796 01
Kontaktní místo: Blanka Dosedělová
Telefon: +420 582335705 📞
E-mail: dosedelova@gordion.cz 📧
Fax: +420 582335705 📠
URL pro další informace: www.gordion.cz 🌏
URL dokumentů: www.gordion.cz 🌏
Kontaktní místo: Klára Dosedělová
E-mail: prostejov@gordion.cz 📧
URL pro účast: www.gordion.cz 🌏
E-mail: dosedelova@gordion.cz 📧

Odkaz
Identifikátory
Referenční číslo přidělené zadavatelem: DG 1474
Další informace

— 1 osoba – projektový manažer, splňující následující požadavky,

— dosažené vysokoškolské vzdělání minimálně v magisterském studijním programu,

— profesní praxe v oboru IT v délce nejméně 5 let (za období posledních 10 let),

— podílela se jako projektový manažer na poskytování alespoň 3 služeb spočívajících v digitalizaci historických archivních dokumentů včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům,

— 1 osoba - specialista digitalizace, splňující následující požadavky,

— dosažené úplné středoškolské vzdělání ukončené maturitní zkouškou,

— profesní praxe v oboru digitalizace v délce nejméně 5 let (za období posledních 10 let),

— podílela se jako specialista digitalizace na poskytování alespoň 3 služeb spočívajících v digitalizaci historických archivních dokumentů včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům,

— 1 osoba s prokázanou kvalifikací správce archivních sbírek, splňující následující požadavky,

— dosažené vysokoškolské vzdělání minimálně v bakalářském studijním programu oboru archivnictví či příbuzných oborů,

— praxe v oboru archivnictví nejméně 5 let se zkušenostmi se správou historických dokumentů a historických fotografických sbírek.

Dle § 56 odst. 1 písm. b) zákona:

Dodavatel prokáže splnění technického kvalifikačního předpokladu dle § 56 odst. 1 písm. b) zákona, předloží-li seznam svědčící o tom, že pro plnění zadávané veřejné zakázky bude mít k dispozici technika naplňujícího následující minimální požadavky:

— 1 osoba – architekt SW řešení, splňující následující požadavky,

— podílela se aktivně jako architekt SW řešení alespoň na 3 dodávkách spočívajících v dodávce a implementaci systému pro zpřístupnění archiválií dle referenčního modelu (standardu) OAIS. Zadávací dokumentace vč. všech příloh je uveřejněna v souladu s § 48 zákona způsobem umožňujícím dálkový přístup na profilu osoby pověřené zadavatelskou činností:www.gordion.cz.

Doplňující informace
Tělo recenze
Název: Úřad pro ochranu hospodářské soutěže
Poštovní adresa: Třída Kapitána Jaroše 7
Poštovní město: Brno
Poštovní směrovací číslo: 604 55
Země: Česko 🇨🇿
E-mail: posta@compet.cz 📧
Internetová adresa: www.compet.cz 🌏
Informace o lhůtách pro přezkum:

V souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů.

Služba, u které lze získat informace o přezkumném řízení
Název: GORDION, s.r.o.
Poštovní adresa: Drozdovice 4
Poštovní město: Prostějov
Poštovní směrovací číslo: 796 01
Telefon: +420 582335705 📞
Internetová adresa: www.gordion.cz 🌏
Fax: +420 582335705 📠
Zdroj: OJS 2012/S 073-120842 (2012-04-02)

Dodatečné informace (2013-05-17)
Objekt
Metadata oznámení
Typ dokumentu: Dodatečné informace

Odkaz
Data
Datum odeslání: 2013-05-17 📅
Datum zveřejnění: 2013-05-18 📅
Identifikátory
Číslo oznámení: 2013/S 096-162699
Odkazuje na oznámení: 2012/S 73-120842
Číslo Úř. věst. S: 96
Zdroj: OJS 2013/S 096-162699 (2013-05-17)

Nové veřejné zakázky v souvisejících kategoriích 🆕

Balíky programů a informační systémy (>20 nové veřejné zakázky)

Balík programů pro tvorbu dokumentů, kreslení, tvorbu obrázků, plánování a produktivitu (1)

Balík programů pro tvorbu dokumentů (1)

Balík programů pro správu dokumentů

Systémy pro správu dokumentů