Digitalizace archivů a problematika document management

statutární město Zlín

Předmětem této veřejné zakázky je digitalizace archiválií, jejichž původcem je zadavatel, a dodávka SW pro správu a řízení dokumentů. Záměrem zadavatele je zajištění bezpečného a dlouhodobého uložení dokumentů včetně jejich ochrany, řízení životního cyklu dokumentů zadavatele, jejich oběh, zálohování, zpřístupňování a archivace v elektronické podobě a poskytnutí komplexní technické podpory systému správy dokumentů. Veřejná zakázka je vnitřně členěna na věcně vymezené části plnění (nejedná se však o části dle § 98 zákona):
A. Digitalizace archivů;
B. Problematika „document management”;
C. Technická podpora systému správy dokumentů.
Veřejná zakázka je členěna na jednotlivé části plnění, kdy se však nejedná o části dle § 98 zákona:
A. Digitalizace archivů. Výstupem části A této veřejné zakázky je provedení digitalizace archivů (historických archivních dokumentů – archiválií předaných uchazeči k digitalizaci) a zpracování komplexních AIP balíčků vyhovujících technickým požadavkům specifikovaným v zadávací dokumentaci;
B. Problematika „document management”. Systém správy dokumentů je jednou z velmi důležitých funkčních součástí procesu práce s dokumenty, ať již s archiváliemi v digitální nebo v analogové podobě, nebo s dokumenty v digitální podobě nebo v analogové podobě, které dosud nebyly jako archiválie vybrány. Systém jednak podporuje vyhledávání v archivu, dále udržuje metadata pro podporu interních procesů, kterými se provádí evidence archiválií a jejich ukládání jako součást péče o archiválie, jejich zpřístupňování a poskytování digitálního obsahu, popřípadě další úkony péče o archiválie. Úzce spolupracuje s úložištěm, ve kterém je uložen vlastní fyzický obsah uložených archiválií. Zadavatel požaduje dodání a implementaci systému správy dokumentů obsahující samotný systém DMS (Document Management System) umožňující řízení a správu dokumentů a dále dodání a implementaci systému pro zpřístupňování – uveřejňování archiválií (archivní portál), tedy rozhraní mezi archivem a fyzickou osobou požadující zpřístupnění archiválie uložené v archivu. Předmět této části plnění veřejné zakázky zahrnuje dodávku a implementaci systému DMS – Document Management System umožňující ho řízení a správu dokumentů, dále dodávku a implementaci systému pro zpřístupňování (uveřejňování) archiválií – Archivní Portál a dodávku licencí potřebných k užití celého systému správy dokumentů. Dodávaný systém správy dokumentů musí splňovat požadavky specifikované zadávací dokumentací;
C. Technická podpora systému správy dokumentů. Součástí veřejné zakázky je komplexní technická podpora systému správy dokumentů po dobu 5 let od protokolárního předání a převzetí díla části A – digitalizace archivů.

Termín
Lhůta pro podání nabídek byla 2014-04-28. Veřejná zakázka byla zveřejněna na 2014-03-10.

Dodavatelé
V rozhodnutích o udělení zakázky nebo v jiné zadávací dokumentaci jsou uvedeni tito dodavatelé: