Digitalizace archivů a problematika document management

statutární město Zlín

Předmětem této veřejné zakázky je digitalizace archiválií, jejichž původcem je zadavatel, a dodávka SW pro správu a řízení dokumentů. Záměrem zadavatele je zajištění bezpečného a dlouhodobého uložení dokumentů včetně jejich ochrany, řízení životního cyklu dokumentů zadavatele, jejich oběh, zálohování, zpřístupňování a archivace v elektronické podobě a poskytnutí komplexní technické podpory systému správy dokumentů. Veřejná zakázka je vnitřně členěna na věcně vymezené části plnění (nejedná se však o části dle § 98 zákona):
A. Digitalizace archivů;
B. Problematika „document management”;
C. Technická podpora systému správy dokumentů.
Veřejná zakázka je členěna na jednotlivé části plnění, kdy se však nejedná o části dle § 98 zákona:
A. Digitalizace archivů. Výstupem části A této veřejné zakázky je provedení digitalizace archivů (historických archivních dokumentů – archiválií předaných uchazeči k digitalizaci) a zpracování komplexních AIP balíčků vyhovujících technickým požadavkům specifikovaným v zadávací dokumentaci;
B. Problematika „document management”. Systém správy dokumentů je jednou z velmi důležitých funkčních součástí procesu práce s dokumenty, ať již s archiváliemi v digitální nebo v analogové podobě, nebo s dokumenty v digitální podobě nebo v analogové podobě, které dosud nebyly jako archiválie vybrány. Systém jednak podporuje vyhledávání v archivu, dále udržuje metadata pro podporu interních procesů, kterými se provádí evidence archiválií a jejich ukládání jako součást péče o archiválie, jejich zpřístupňování a poskytování digitálního obsahu, popřípadě další úkony péče o archiválie. Úzce spolupracuje s úložištěm, ve kterém je uložen vlastní fyzický obsah uložených archiválií. Zadavatel požaduje dodání a implementaci systému správy dokumentů obsahující samotný systém DMS (Document Management System) umožňující řízení a správu dokumentů a dále dodání a implementaci systému pro zpřístupňování – uveřejňování archiválií (archivní portál), tedy rozhraní mezi archivem a fyzickou osobou požadující zpřístupnění archiválie uložené v archivu. Předmět této části plnění veřejné zakázky zahrnuje dodávku a implementaci systému DMS – Document Management System umožňující ho řízení a správu dokumentů, dále dodávku a implementaci systému pro zpřístupňování (uveřejňování) archiválií – Archivní Portál a dodávku licencí potřebných k užití celého systému správy dokumentů. Dodávaný systém správy dokumentů musí splňovat požadavky specifikované zadávací dokumentací;
C. Technická podpora systému správy dokumentů. Součástí veřejné zakázky je komplexní technická podpora systému správy dokumentů po dobu 5 let od protokolárního předání a převzetí díla části A – digitalizace archivů.

Termín

Lhůta pro podání nabídek byla 2014-04-28. Veřejná zakázka byla zveřejněna na 2014-03-10.

Dodavatelé

V rozhodnutích o udělení zakázky nebo v jiné zadávací dokumentaci jsou uvedeni tito dodavatelé:

• ICZ a.s.

Kdo?

• statutární město Zlín

Cože?

• Balík programů pro tvorbu dokumentů › Balík programů pro správu dokumentů
• Datové služby › Zpracování dat
• Skenování a fakturace › Skenování
• Služby programového vybavení › Podpora programového vybavení

Kde?

• Střední Morava › Zlínský kraj

Historie zadávání veřejných zakázek

Datum	Dokument
2014-03-10	Oznámení zadávacího řízení
2014-03-24	Dodatečné informace
2014-04-24	Dodatečné informace
2014-09-22	Oznámení o zadání zakázky

Oznámení zadávacího řízení (2014-03-10)
Objekt
Rozsah veřejné zakázky
Název: Balík programů pro správu dokumentů
Množství nebo rozsah: 9 833 333
Celková hodnota zakázky: 9 833 333 💰
Metadata oznámení
Původní jazyk: čeština 🗣️
Typ dokumentu: Oznámení zadávacího řízení
Povaha zakázky: Dodávky
Předpis: Evropská Unie, za účasti zemí GPA
Společný slovník pro veřejné zakázky (CPV)
Kód: Balík programů pro správu dokumentů 📦

Postup
Typ řízení: Otevřené řízení
Typ nabídky: Podání nabídky pro všechny části
Kritéria pro udělení ceny
Nejnižší cena

Zadavatel
Totožnost
Země: Česko 🇨🇿
Typ zadavatele: Regionální či místní orgán
Název zadavatele: Statutární město Zlín
Poštovní adresa: náměstí Míru 12/0
Poštovní směrovací číslo: 760 01
Poštovní město: Zlín
Kontakt
Internetová adresa: http://www.zlin.eu 🌏
E-mail: zdenkabacova@muzlin.cz 📧
Telefon: +420 577630196 📞

Odkaz
Data
Datum odeslání: 2014-03-10 📅
Lhůta pro podání nabídek: 2014-04-28 📅
Datum zveřejnění: 2014-03-13 📅
Identifikátory
Číslo oznámení: 2014/S 051-084837
Číslo Úř. věst. S: 51
Další informace

Pokračování oddílu III.2.3 Technická způsobilost: ad 3) seznam obsahující následující min. tým uchazeče: — 1 osoba projektový manažer (VŠ min. v magisterském studijním programu, praxe v oboru ICT min. 5 let (za období posledních 10 let), jako projektový manažer na poskytování alespoň 3 služeb spočívajících v digitalizaci historických archivních dokumentů včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům), — 1 osoba – specialista digitalizace (SŠ s maturitou, profesní praxe v oboru digitalizace v délce nejméně 5 let (za období posledních 10 let), podílející se jako specialista digitalizace na poskytování alespoň 3 služeb spočívajících v digitalizaci historických archivních dokumentů, včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům), — 1 osoba správce archivních sbírek (VŠ minimálně v bakalářském studijním programu oboru archivnictví či příbuzných oborů, praxe v oboru archivnictví nejméně 5 let se zkušenostmi se správou historických dokumentů a historických fotografických sbírek). ad 4) seznam obsahující následující min. tým uchazeče: — 1 osoba – architekt SW řešení (praxe v oblasti ICT v délce nejméně 5 let, podílející se aktivně jako architekt SW řešení alespoň na 3 dodávkách spočívajících v dodávce a implementaci systému pro zpřístupnění archiválií dle referenčního modelu (standardu) OAIS).

Objekt
Rozsah veřejné zakázky
Krátký popis:

A. Digitalizace archivů;

B. Problematika „document management”;

C. Technická podpora systému správy dokumentů.

Veřejná zakázka je členěna na jednotlivé části plnění, kdy se však nejedná o části dle § 98 zákona:

A. Digitalizace archivů. Výstupem části A této veřejné zakázky je provedení digitalizace archivů (historických archivních dokumentů – archiválií předaných uchazeči k digitalizaci) a zpracování komplexních AIP balíčků vyhovujících technickým požadavkům specifikovaným v zadávací dokumentaci;

B. Problematika „document management”. Systém správy dokumentů je jednou z velmi důležitých funkčních součástí procesu práce s dokumenty, ať již s archiváliemi v digitální nebo v analogové podobě, nebo s dokumenty v digitální podobě nebo v analogové podobě, které dosud nebyly jako archiválie vybrány. Systém jednak podporuje vyhledávání v archivu, dále udržuje metadata pro podporu interních procesů, kterými se provádí evidence archiválií a jejich ukládání jako součást péče o archiválie, jejich zpřístupňování a poskytování digitálního obsahu, popřípadě další úkony péče o archiválie. Úzce spolupracuje s úložištěm, ve kterém je uložen vlastní fyzický obsah uložených archiválií. Zadavatel požaduje dodání a implementaci systému správy dokumentů obsahující samotný systém DMS (Document Management System) umožňující řízení a správu dokumentů a dále dodání a implementaci systému pro zpřístupňování – uveřejňování archiválií (archivní portál), tedy rozhraní mezi archivem a fyzickou osobou požadující zpřístupnění archiválie uložené v archivu. Předmět této části plnění veřejné zakázky zahrnuje dodávku a implementaci systému DMS – Document Management System umožňující ho řízení a správu dokumentů, dále dodávku a implementaci systému pro zpřístupňování (uveřejňování) archiválií – Archivní Portál a dodávku licencí potřebných k užití celého systému správy dokumentů. Dodávaný systém správy dokumentů musí splňovat požadavky specifikované zadávací dokumentací;

C. Technická podpora systému správy dokumentů. Součástí veřejné zakázky je komplexní technická podpora systému správy dokumentů po dobu 5 let od protokolárního předání a převzetí díla části A – digitalizace archivů.

Název projektu nebo programu financovaného EU:

Operační program: IOP – Integrovaný operační program, Prioritní osa: 2 Zavádění ICT v územní veřejné správě, Oblast podpory: 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě, Cíl podpory: Konvergence, PROJEKT „Zajištění přenosu dat a informací v územní samosprávě statutárního města Zlín”, Registrační číslo projektu CZ.1.06/2.1.00/09.07389.

Místo plnění
Hlavní místo nebo místo plnění: Zlínský kraj.

Právní, ekonomické, finanční a technické informace
Podmínky účasti
Způsobilost pro výkon profesní činnosti:

Zadavatel požaduje prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle § 54 písm. a) ZVZ – výpis z OR nebo jiné obdobné evidence, pokud je v ní dodavatel zapsán, ne starší 90 dní, a dále ustanovení dle § 54 písm. b) ZVZ – oprávnění k podnikání v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění.

Ekonomická a finanční situace:

Zadavatel požaduje v souladu s § 50 odst. 1 písm. c) zákona prokázání ekonomické a finanční způsobilosti uchazeče splnit veřejnou zakázku, a to formou čestného prohlášení, z jehož obsahu musí být zřejmé, že uchazeč má patřičnou ekonomickou a finanční způsobilost splnit veřejnou zakázku.

Technická a odborná způsobilost:

1) v rozsahu dle § 56 odst. 2 písm. a) zákona požaduje zadavatel seznam významných služeb poskytnutých dodavatelem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby poskytnutí, včetně povinných příloh dle zákona.

2) v rozsahu dle § 56 odst. 1 písm. a) zákona požaduje zadavatel seznam významných dodávek realizovaných (tj. ve stavu ukončeném a protokolárně předaném) dodavatelem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby plnění, včetně povinných příloh dle zákona.

3) v rozsahu dle § 56 odst. 2 písm. b) zákona seznam techniků či technických útvarů, jež se budou podílet na plnění veřejné zakázky, seznam bude předložen formou čestného prohlášení.

4) v rozsahu dle § 56 odst. 1 písm. b) zákona seznam techniků či technických útvarů, jež se budou podílet na plnění veřejné zakázky, seznam bude předložen formou čestného prohlášení.

Minimální úroveň (úrovně) standardů:

ad 1) významnou službou se rozumí služba spočívající v digitalizaci historických archivních dokumentů, včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům. Celková hodnota těchto významných služeb musí být nejméně v hodnotě 5 mil. CZK bez DPH (v součtu). Alespoň 1 z těchto významných služeb musí být nejméně v hodnotě 1 mil. CZK bez DPH.

ad 2) alespoň 3 významné dodávky software realizované dodavatelem. Významnou dodávkou se rozumí dodávka a implementace systému pro zpřístupnění archiválií dle referenčního modelu (standardu) OAIS v rozsahu nejméně 500 000 ks digitalizovaných historických archivních dokumentů, včetně metadat k těmto archiváliím (implementací systému se rozumí pouze software). Alespoň 1 z těchto 3 významných dodávek musí být nejméně v hodnotě 1,5 mil. CZK bez DPH.

Pokračování v oddílu VI.3) tohoto formuláře – Doplňující informace.

Plnění zakázky
Hlavní podmínky financování a platební ujednání a/nebo odkaz na příslušné předpisy, které je upravují:

Podmínky obsahuje zadávací dokumentace, která je v celém rozsahu zveřejněna na profilu zadavatele.

Jiné zvláštní podmínky:

Zadavatel si v souladu s § 44 odst. 6 zákona vyhrazuje požadavek, že část plnění předmětu veřejné zakázky nesmí být plněna subdodavatelem, a to část spočívající v digitalizaci archivů (věcně vymezená část plnění A veřejné zakázky). Tímto požadavkem není zcela vyloučena možnost plnit veřejnou zakázku prostřednictvím subdodavatele.

Postup
Lhůta platnosti nabídky: 120 dní
Datum otevírání nabídek: 2014-04-28 📅
Místo otevírání: náměstí Míru 12, Zlín (místnost č. 131).
Místo: náměstí Míru 12, Zlín (místnost č. 131).
Informace o oprávněných osobách a postupu otevírání:

Otevírání obálek se mají právo účastnit uchazeči, jejichž nabídky byly zadavateli doručeny ve lhůtě pro podání nabídek (podrobněji v ZD).

Jazyky
Jazyk: čeština 🗣️

Zadavatel
Totožnost
Národní registrační číslo: 00283924
Kontakt
Kontaktní místo: statutární město Zlín, Odbor informatiky
Bc. Zdeňka Bačová
Adresa profilu kupujícího: https://www.egordion.cz/nabidkaGORDION/profilZl 🌏
E-mail: posta@compet.cz 📧

Odkaz
Další informace

Pokračování oddílu III.2.3 Technická způsobilost:

ad 3) seznam obsahující následující min. tým uchazeče:

— 1 osoba projektový manažer (VŠ min. v magisterském studijním programu, praxe v oboru ICT min. 5 let (za období posledních 10 let), jako projektový manažer na poskytování alespoň 3 služeb spočívajících v digitalizaci historických archivních dokumentů včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům),

— 1 osoba – specialista digitalizace (SŠ s maturitou, profesní praxe v oboru digitalizace v délce nejméně 5 let (za období posledních 10 let), podílející se jako specialista digitalizace na poskytování alespoň 3 služeb spočívajících v digitalizaci historických archivních dokumentů, včetně tvorby technických a věcných metadat k těmto dokumentům),

— 1 osoba správce archivních sbírek (VŠ minimálně v bakalářském studijním programu oboru archivnictví či příbuzných oborů, praxe v oboru archivnictví nejméně 5 let se zkušenostmi se správou historických dokumentů a historických fotografických sbírek).

ad 4) seznam obsahující následující min. tým uchazeče:

— 1 osoba – architekt SW řešení (praxe v oblasti ICT v délce nejméně 5 let, podílející se aktivně jako architekt SW řešení alespoň na 3 dodávkách spočívajících v dodávce a implementaci systému pro zpřístupnění archiválií dle referenčního modelu (standardu) OAIS).

Doplňující informace
Tělo recenze
Název: Úřad pro ochranu hospodářské soutěže
Poštovní adresa: tř. Kpt. Jaroše 7
Poštovní město: Brno
Poštovní směrovací číslo: 604 55
Země: Česko 🇨🇿
E-mail: posta@compet.cz 📧
Telefon: +420 542167811 📞
Internetová adresa: https://www.compet.cz 🌏
Fax: +420 542167115 📠
Informace o lhůtách pro přezkum:

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k zadavateli, které je nutno doručit do 15 dnů ode dne kdy se dodavatel dozvěděl o úkonu zadavatele, který napadá. Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 10 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i zadavateli do 10 dnů od doručení rozhodnutí zadavatele o námitkách nebo 25 dnů od odeslání námitek, pokud zadavatel o námitkách nerozhodl.

Služba, u které lze získat informace o přezkumném řízení
Stejné jako: Tělo recenze
Zdroj: OJS 2014/S 051-084837 (2014-03-10)

Dodatečné informace (2014-03-24)
Objekt
Metadata oznámení
Typ dokumentu: Dodatečné informace

Odkaz
Data
Datum odeslání: 2014-03-24 📅
Datum zveřejnění: 2014-03-28 📅
Identifikátory
Číslo oznámení: 2014/S 062-104608
Odkazuje na oznámení: 2014/S 51-084837
Číslo Úř. věst. S: 62
Zdroj: OJS 2014/S 062-104608 (2014-03-24)

Dodatečné informace (2014-04-24)
Odkaz
Data
Datum odeslání: 2014-04-24 📅
Lhůta pro podání nabídek: 2014-05-07 📅
Datum zveřejnění: 2014-04-29 📅
Identifikátory
Číslo oznámení: 2014/S 083-144000
Číslo Úř. věst. S: 83
Zdroj: OJS 2014/S 083-144000 (2014-04-24)

Oznámení o zadání zakázky (2014-09-22)
Objekt
Rozsah veřejné zakázky
Celková hodnota zakázky: 6 447 348 💰
Metadata oznámení
Typ dokumentu: Oznámení o zadání zakázky
Předpis: Evropská unie

Postup
Typ nabídky: Nehodící se

Odkaz
Data
Datum odeslání: 2014-09-22 📅
Datum zveřejnění: 2014-09-25 📅
Identifikátory
Číslo oznámení: 2014/S 184-324538
Odkazuje na oznámení: 2014/S 83-144000
Číslo Úř. věst. S: 184
Další informace

Subdodavatel WV Systems, s.r.o. (IČ: 49060902) se bude podílet na dodání správy dokumentů a systému pro zpřístupňování – uveřejňování archiválií (část B předmětu veřejné zakázky). Celkový podíl – cca 5 %.

Zadání zakázky
Datum uzavření smlouvy: 2014-09-05 📅
Název: ICZ a.s.
Poštovní adresa: Na Hřebenech II 1718/10
Poštovní město: Praha 4-Nusle
Poštovní směrovací číslo: 147 00
Země: Česko 🇨🇿
Informace o nabídkách
Počet obdržených nabídek: 3

Zadavatel
Kontakt
Země: Česko 🇨🇿

Doplňující informace
Služba, u které lze získat informace o přezkumném řízení
Fax: +420 542167115 📠
Zdroj: OJS 2014/S 184-324538 (2014-09-22)

Nové veřejné zakázky v souvisejících kategoriích 🆕

Balíky programů a informační systémy (>20 nové veřejné zakázky)

Balík programů pro tvorbu dokumentů, kreslení, tvorbu obrázků, plánování a produktivitu (1)

Balík programů pro tvorbu dokumentů (1)

Balík programů pro správu dokumentů

Systémy pro správu dokumentů