Dodávka a implementace ERP systému včetně souvisejících servisních služeb

Krátký popis

Předmětem plnění je dodávka a implementace Jednotného informačního systému (Enterprise Resource Planning) (dále jen „ERP“) pro řízení standardních ekonomických procesů, infrastrukturních aplikací a specifické agendy organizace.

Účelem je elektronizace procesů řídicí kontroly spočívající v implementaci ERP a jednotné metodiky pro výkon elektronické řídicí kontroly podle ust. § 16 odst. 1 vyhlášky č. 416/2004 Sb., v platném znění, a jeho integrace do stávajícího IT prostředí zadavatele včetně zákaznické a metodické podpory, a to v rozsahu a za podmínek uvedených v této Zadávací dokumentaci a jejích přílohách.

Dodáním a implementací ERP dojde k technologickému posunu v oblasti digitalizace vnitřního chodu zadavatele, kvalitativnímu posunu v oblasti digitalizace ekonomických procesů a naplnění povinností kladených na veřejnoprávní instituce.

ERP musí splňovat podmínky stanovené zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, prováděcí vyhláškou č. 416/2004 Sb., v platném znění, metodickými pokyny a stanovisky Centrální harmonizační jednotky Ministerstva financí ČR a musí splňovat požadavky vyplývající ze zákona č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti, potažmo z vyhlášky č. 82/2018 Sb., o kybernetické bezpečnosti.

Nedílnou součástí požadovaného řešení je integrální funkcionalita ERP systému pro řízení životního cyklu dokumentů – DMS (Document Management System), pracovních toků (workflow) a podpory manažerského rozhodování formou reportingu. Integrální součástí ERP systému musí být také možnost rozpočtování pro efektivní řízení příjmů a výdajů, navazující na oběh dokladů, výkon řídící kontroly. Dále systém musí obsahovat funkcionalitu účetnictví k zaznamenání účetních případů do účetního deníku v souladu s platnou legislativou s tím, že zaúčtování přímo navazuje na ostatní ekonomické evidence v jedné aplikaci. Součástí bude pomocný analytický přehled „PAP“, který slouží k zaznamenání podrobných účetních informací k relevantním účetním případům. Systém musí být schopen vedení evidence pro účely DPH v souladu s platnou legislativou a umožnit automatické sestavení výkazů DPH ve formě daňového přiznání a kontrolních hlášení a obsahovat také soupis DPH pro účely kontrolní činnosti v organizaci. Současně musí systém umožnit integraci na eSSL dle aktuálně platného Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb (NSESSS) v návaznosti na legislativní požadavek Atestace eSSL v případě, že spisová služba nebude integrální součástí ERP. Zadavatel v současné době využívá aplikaci Dobrá spisovka S od společnosti T-MAPY spol. s r.o., IČ: 47451084.

Předmětem veřejné zakázky je následující:
Specifikace předmětu plnění (poskytovaných služeb)
a) Provoz ERP bude dodavatelem zajišťován v hostingovém centru a provozní data aplikací budou umístěna v hostingovém centru provozovaném subjektem, který podléhá jurisdikci některého z členských států EU.
b) Zprovoznění DEMO verze systému ERP s funkčností požadavků T0 uvedených v Příloze č. 4 ZD v hostingovém centru zajištěném dodavatelem.
c) Implementace ERP a jednotné metodiky pro výkon elektronické řídicí kontroly bude zahrnovat též nástroje pro manažerské rozhodování, vedení rozpočtu příspěvkové organizace, podporu výkonu interního auditu a provádění veřejnosprávní kontroly vzdálenou formou, dále nástroje pro vedení účetnictví příspěvkové organizace včetně funkcionality pro Pomocný analytický přehled a DPH. Současně bude zajištěna integrace na stávající eSSL (Dobrá spisovka S) v případě, že spisová služba nebude integrální součástí ERP.
d) Zákaznická podpora ERP.
e) Metodická podpora ERP.
f) Provozování ERP s funkčností požadavků uvedených v Příloze č. 4 ZD.
g) Zajištění legislativní, metodické, technologické a kyberbezpečnostní údržby ERP.

Centralizované cloudové řešení bude využíváno ve všech lokalitách působnosti zadavatele, tedy jak v ČR, tak v jeho 15 zahraničních zastoupeních. Zadavatel upozorňuje, že uvedený počet zahraničních zastoupení je aktuální počet, který se může v budoucnu měnit.

Popis veřejné zakázky

Předmětem plnění je dodávka a implementace Jednotného informačního systému (Enterprise Resource Planning) (dále jen „ERP“) pro řízení standardních ekonomických procesů, infrastrukturních aplikací a specifické agendy organizace.

Účelem je elektronizace procesů řídicí kontroly spočívající v implementaci ERP a jednotné metodiky pro výkon elektronické řídicí kontroly podle ust. § 16 odst. 1 vyhlášky č. 416/2004 Sb., v platném znění, a jeho integrace do stávajícího IT prostředí zadavatele včetně zákaznické a metodické podpory, a to v rozsahu a za podmínek uvedených v této Zadávací dokumentaci a jejích přílohách.

Dodáním a implementací ERP dojde k technologickému posunu v oblasti digitalizace vnitřního chodu zadavatele, kvalitativnímu posunu v oblasti digitalizace ekonomických procesů a naplnění povinností kladených na veřejnoprávní instituce.

ERP musí splňovat podmínky stanovené zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, prováděcí vyhláškou č. 416/2004 Sb., v platném znění, metodickými pokyny a stanovisky Centrální harmonizační jednotky Ministerstva financí ČR a musí splňovat požadavky vyplývající ze zákona č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti, potažmo z vyhlášky č. 82/2018 Sb., o kybernetické bezpečnosti.

Nedílnou součástí požadovaného řešení je integrální funkcionalita ERP systému pro řízení životního cyklu dokumentů – DMS (Document Management System), pracovních toků (workflow) a podpory manažerského rozhodování formou reportingu. Integrální součástí ERP systému musí být také možnost rozpočtování pro efektivní řízení příjmů a výdajů, navazující na oběh dokladů, výkon řídící kontroly. Dále systém musí obsahovat funkcionalitu účetnictví k zaznamenání účetních případů do účetního deníku v souladu s platnou legislativou s tím, že zaúčtování přímo navazuje na ostatní ekonomické evidence v jedné aplikaci. Součástí bude pomocný analytický přehled „PAP“, který slouží k zaznamenání podrobných účetních informací k relevantním účetním případům. Systém musí být schopen vedení evidence pro účely DPH v souladu s platnou legislativou a umožnit automatické sestavení výkazů DPH ve formě daňového přiznání a kontrolních hlášení a obsahovat také soupis DPH pro účely kontrolní činnosti v organizaci. Současně musí systém umožnit integraci na eSSL dle aktuálně platného Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb (NSESSS) v návaznosti na legislativní požadavek Atestace eSSL v případě, že spisová služba nebude integrální součástí ERP. Zadavatel v současné době využívá aplikaci Dobrá spisovka S od společnosti T-MAPY spol. s r.o., IČ: 47451084.

Předmětem veřejné zakázky je následující:
Specifikace předmětu plnění (poskytovaných služeb)
a) Provoz ERP bude dodavatelem zajišťován v hostingovém centru a provozní data aplikací budou umístěna v hostingovém centru provozovaném subjektem, který podléhá jurisdikci některého z členských států EU.
b) Zprovoznění DEMO verze systému ERP s funkčností požadavků T0 uvedených v Příloze č. 4 ZD v hostingovém centru zajištěném dodavatelem.
c) Implementace ERP a jednotné metodiky pro výkon elektronické řídicí kontroly bude zahrnovat též nástroje pro manažerské rozhodování, vedení rozpočtu příspěvkové organizace, podporu výkonu interního auditu a provádění veřejnosprávní kontroly vzdálenou formou, dále nástroje pro vedení účetnictví příspěvkové organizace včetně funkcionality pro Pomocný analytický přehled a DPH. Současně bude zajištěna integrace na stávající eSSL (Dobrá spisovka S) v případě, že spisová služba nebude integrální součástí ERP.
d) Zákaznická podpora ERP.
e) Metodická podpora ERP.
f) Provozování ERP s funkčností požadavků uvedených v Příloze č. 4 ZD.
g) Zajištění legislativní, metodické, technologické a kyberbezpečnostní údržby ERP.

Centralizované cloudové řešení bude využíváno ve všech lokalitách působnosti zadavatele, tedy jak v ČR, tak v jeho 15 zahraničních zastoupeních. Zadavatel upozorňuje, že uvedený počet zahraničních zastoupení je aktuální počet, který se může v budoucnu měnit.

Hlavní místo nebo místo plnění

Místem realizace veřejné zakázky je sídlo zadavatele a místa jeho zahraničních zastoupení, případně další místo dle domluvy se zadavatelem.
Místem fyzického plnění veřejné zakázky je hostingové centrum dodavatele.

Seznam a stručný popis podmínek

Dodavatel prokáže profesní způsobilost předložením:
a) výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence – viz § 77 odst. 1 ZZVZ; a
b) dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu zakázky, tj. dokladu prokazujícího příslušné oprávnění či licenci na:
- Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona; a
- Poskytování software, poradenství v oblasti informačních technologií, zpracování dat, hostingové a související činnosti a webové portály nebo obdobné oprávnění či licence.

Seznam a stručný popis výběrových kritérií

Dodavatel prokáže technickou kvalifikaci předložením:
a) Dle § 79 odst. 2 písm. b) – seznam významných dodávek a/nebo služeb poskytnutých za poslední 3 roky před zahájením zadávacího řízení včetně uvedení ceny a doby jejich poskytnutí a identifikace objednatele.
Způsob prokázání splnění těchto kvalifikačních předpokladů
Dle § 79 odst. 2 písm. b) zákona účastník prokáže splnění technického kvalifikačního předpokladu předložením seznamu významných dodávek a/nebo služeb, z nichž bude patrné splnění níže vymezené úrovně kvalifikačního předpokladu. Účastník v seznamu významných dodávek uvede minimálně následující informace:
- název a identifikační údaje objednatele,
- kontaktní osobu objednatele a její kontaktní údaje (email, telefon), u níž může zadavatel účastníkem uvedené informace ověřit,
- popis předmětu referenční zakázky,
- termín realizace (dodání) referenční zakázky, a
- finanční objem realizované referenční zakázky v Kč bez DPH.
Vymezení minimální úrovně kvalifikačního předpokladu odpovídající druhu, rozsahu složitosti předmětu plnění zakázky
Dodavatel splňuje předmětný kvalifikační předpoklad, pokud ze seznamu významných služeb bude vyplývat, že účastník v rozhodném období realizoval:
1) Minimálně tři (3) služby jako je předmět této veřejné zakázky, tj. dodávka a implementace SW řešení včetně zajištění následné servisní podpory ve finančním objemu minimálně 1.800.000,- Kč bez DPH za každou referenční zakázku.
2) Minimálně dvě (2) služby jako je předmět této veřejné zakázky, tj. dodávka a implementace ERP systému1 pro organizaci s minimálně 50 uživateli systému.
3) Minimálně dvě (2) služby jako je předmět této veřejné zakázky, tj. nasazení či migrace (přesun) nabízeného systému, nebo obdobného předmětu plnění do cloudu.
K doložení seznamu významných dodávek a/nebo služeb může účastník využít vzor čestného prohlášení, které je přílohou č. 6 této zadávací dokumentace.
Pozn.: V případě, kdy jedna referenční zakázka splňuje více požadavků zadavatele uvedených výše, je možné tyto požadavky prokázat kumulativně v rámci jedné referenční zakázky. Účastník tedy musí předložit minimálně 3 referenční zakázky, splňující veškeré výše uvedené požadavky.
Pozn.: Zadavatel stanovuje požadavek, že u všech doložených významných zakázek, u kterých nebude účastník (subjekt prokazující kvalifikaci – člen sdružení, poddodavatel) v pozici generálního dodavatele zakázky, musí být součástí také vyjádření jeho podílu na realizaci zakázky, přičemž jako významnou zakázku lze uznat pouze samotnou hodnotu a charakter (předmět) podílu na realizaci zakázky vztahující se k jejímu předmětu.
Pozn.: Jestliže se jedná o zakázku probíhající, splní dodavatel požadavky na předmětnou významnou zakázku pouze v případě, že taková zakázka splní všechny výše požadované parametry ke dni vyhotovení čestného prohlášení a tato skutečnost bude z předloženého čestného prohlášení patrná.

b) Osvědčení o vzdělání a odborné kvalifikaci vedoucích pracovníků dodavatele, kteří se budou podílet na realizaci zakázky v pozici:
- Vedoucí projektu,
- Odborný konzultant.
Dodavatel prokáže splnění předmětného kvalifikačního předpokladu předložením:
- dokladu o vzdělání a odborné kvalifikaci osoby (certifikáty, oprávnění, autorizace) v rozsahu požadovaném níže,
- profesního životopisu formou čestného prohlášení, z něhož bude vyplývat splnění níže uvedených požadavků zadavatele. Profesní životopis osoby včetně délky praxe a účasti na realizovaných projektech (včetně specifikace jednotlivých referencí a profesní pozice v rámci praxe a pozice na referenčních projektech). Profesní životopis musí být podepsán osobou, které se životopis týká.
Dodavatel je povinen prokázat minimální úroveň předmětného kvalifikačního předpokladu takto:
Vedoucí projektu musí:
- mít min. tři (3) roky praxe v rámci řízení významných služeb implementace a podpory SW nástrojů, přičemž jako vedoucí projektu (či jiné obdobné vedoucí/odpovědné pozici) působil min. u dvou (2) služeb spočívajících v
dodávce a implementaci SW řešení včetně zajištění následné servisní podpory ve finančním objemu minimálně 1.800.000,- Kč bez DPH za každou referenční zakázku (může se jednat o totožnou referenční zakázku, kterou je prokazována technická kvalifikace dle § 79 odst. 2 písm. b) ZZVZ nebo o jinou zakázku, která není jako referenční zakázka pro účely prokázání kvalifikace dle § 79 odst. 2 písm. b) ZZVZ uváděna).
- být držitelem certifikátu z oblasti projektového řízení – PMP (Project Management Professional) nebo PRINCE2 (minimálně na úrovni PRACTITIONER) nebo IPMA:C, případně ekvivalentu uvedených certifikátů jiné světově uznávané metodiky obdobného stupně.
Pozn.: Osoba, pomocí níž bude prokazováno splnění tohoto kvalifikačního požadavku, bude uvedena také v návrhu smlouvy.

- Odborný konzultant musí mít:
- VŠ vzdělání získané v oboru ekonomika nebo informatika.
- min. tři (3) roky praxe získané v rámci realizace projektů implementace a podpoře SW nástrojů, přičemž jako odborný konzultant (nebo v obdobné pozici) působil min. u dvou (2) služeb spočívajících v dodávce a implementaci SW nástrojů pro výkon elektronické řídicí kontroly.
- certifikaci jako interní auditor ve veřejné správě minimálně na úrovni Senior

c) Popis opatření dodavatele k zajištění kvality
Rozsah požadovaných informací a dokladů dle § 79 odst. 2 písm. d) a e) zákona
Dodavatel prokáže splnění předmětného kvalifikačního předpokladu předložením:
- Dokladu (certifikátu) o odborné kvalifikaci dodavatele na řízení bezpečnosti informací dle ISO/IEC 27001 v nebo certifikátu rovnocenného vydaného v členském státě Evropské unie, certifikát musí být vydán akreditovanou osobou.
- Dokladu (certifikátu) o odborné kvalifikaci dodavatele ISO/IEC 9001 jenž je zaveden a používán v organizaci dodavatele nebo certifikátu rovnocenného vydaného v členském státě Evropské unie, certifikát musí být vydán akreditovanou osobou
nebo
- Dokladu o zápisu poskytovatele cloud computingu do katalogu cloud computingu podle § 6q zákona č. 365/2000 Sb.

Přesné informace o lhůtě (lhůtách) pro přezkumné řízení

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k Zadavateli, které je nutné doručit do 15 dnů ode dne, kdy se stěžovatel dozvěděl o domnělém porušení zákona Zadavatelem, nejpozději však do uzavření smlouvy nebo do chvíle, kdy se soutěž o návrh považuje po výběru návrhu za ukončenou.

Námitky proti úkonům oznamovaným v dokumentech, které je Zadavatel povinen podle zákona uveřejnit či odeslat stěžovateli, musí být doručeny Zadavateli do 15 dnů od jejich uveřejnění či doručení stěžovateli.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání žádostí o účast, musí být námitky proti podmínkám vztahujícím se ke kvalifikaci dodavatele doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání nabídek, musí být námitky proti zadávacím podmínkám doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty. Námitky proti obsahu výzvy k podání nabídek v dynamickém nákupním systému nebo při zadávání veřejné zakázky na základě rámcové dohody musí být zadavateli doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek. V soutěži o návrh musí být námitky proti soutěžním podmínkám doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání návrhů. Zadavatel může v zadávací dokumentaci nebo soutěžních podmínkách stanovit, že námitky podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona lze podat nejpozději 72 hodin před skončením lhůt podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona.

Námitky proti dobrovolnému oznámení o záměru uzavřít smlouvu podle § 212 odst. 2 zákona musí být doručeny Zadavateli do 30 dnů od uveřejnění tohoto oznámení.

Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 15 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i Zadavateli do 10 dnů ode dne, v němž stěžovatel obdržel rozhodnutí, kterým Zadavatel námitky odmítnul nebo do 25 dnů od odeslání námitek, pokud Zadavatel o námitkách nerozhodl.

Po uzavření smlouvy na veřejnou zakázku či rámcové dohody lze podat pouze návrh na uložení zákazu plnění smlouvy, a to i bez předchozího podání námitek. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy způsobem podle § 212 odst. 2 zákona s uvedením důvodu pro zadání veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžného oznámení nebo výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy podle § 254 odstavce 1 písm. d) zákona doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy na základě rámcové dohody podle § 137 zákona nebo oznámení o uzavření smlouvy v dynamickém nákupním systému podle § 142 zákona, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy.

Ve lhůtě pro doručení návrhu je navrhovatel povinen složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z nabídkové ceny navrhovatele za celou dobu plnění veřejné zakázky nebo za dobu prvních čtyř let plnění v případě smluv na dobu neurčitou, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že navrhovatel nemůže stanovit celkovou nabídkovou cenu, je povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč. Jde-li o řízení o přezkoumání postupu pro zadávání koncesí, je navrhovatel povinen ve lhůtě pro doručení návrhu složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z předpokládané hodnoty koncese uveřejněné ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že Zadavatel neuveřejní ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele předpokládanou hodnotu koncese, je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění koncesní smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč.