Elektronická spisová služba města Rokycany

Město Rokycany

Předmětem veřejné zakázky je dodávka SW řešení elektronické spisové služby pro potřeby města Rokycany (Městského úřadu Rokycany) a jeho 6 příspěvkových organizací a dodávka řešení el. úřední desky pro potřeby města Rokycany vč. souvisejících služeb a následné záruční a pozáruční podpory a servisu dodaného řešení. Součástí plnění je také vytvoření integrací na interní systémy zadavatele a externí systémy veřejné správy ČR a migrace dat ze stávajícího řešení zadavatele. Součástí dodávky je dále i nezbytné zaškolení správců (administrátorů) a uživatelů zadavatele a případná další plnění související s výše uvedenou dodávkou v souladu s požadavky zadavatele uvedenými v zadávací dokumentaci.

Termín

Lhůta pro podání nabídek byla 2025-06-30. Veřejná zakázka byla zveřejněna na 2025-05-29.

Kdo?

• Město Rokycany

Cože?

Kde?

Historie zadávání veřejných zakázek

Datum	Dokument
2025-05-29	Oznámení zadávacího řízení
2025-06-25	Oznámení zadávacího řízení

Oznámení zadávacího řízení (2025-05-29)
Objekt
Rozsah veřejné zakázky
Název: Elektronická spisová služba města Rokycany
Referenční číslo: ROK-SSL
Krátký popis:

Typ smlouvy: Dodávky
Produkty/služby: Systémy pro správu dokumentů 📦
Odhadovaná hodnota bez DPH: 6 628 480 CZK 💰
Další charakteristika zakázky: Služby
Popis
Interní identifikátor: ROK-SSL
Tato zakázka je vhodná i pro malé a střední podniky ✅
Další produkty/služby:

Dodávka programového vybavení 📦

Podpora programového vybavení 📦

Cíl strategického zadávání zakázek: Plnění sociálních cílů

Dodavatel je povinen zajistit po celou dobu plnění veřejné zakázky dodržování povinností vyplývajících z pracovněprávních předpisů a kolektivních smluv vztahujících se na zaměstnance, kteří se budou podílet na provádění plnění.

Přístup ke snižování dopadů na životní prostředí: Jiné
Prosazovaný sociální cíl: Spravedlivé pracovní podmínky
Uplatnění kritérií přístupnosti pro osoby s postižením v technických specifikacích: Kritéria přístupnosti pro osoby s postižením nejsou zahrnuta, neboť zakázka není určena k použití fyzickými osobami
Hlavní místo nebo místo plnění:

Místem realizace plnění veřejné zakázky je sídlo a případně provozovny zadavatele a sídla, případně provozovny, jednotlivých příspěvkových organizací zadavatele.

Země: Česko 🇨🇿
Místo plnění: Plzeňský kraj 🏙️
Doba trvání: 6 měsíců
Doba trvání
Datum zahájení: 2025-08-01 📅
Informace o možnostech
Možnosti ✅
Popis možností:

Zadavatel si v souladu s ust. § 100 odst. 1 ZZVZ vyhrazuje možnost změny závazku, tj. předmětu dodávek a/nebo služeb, spočívající v: 1) vzhledem k tomu, že část předmětu plnění v rozsahu technické podpory je sjednávána na celou dobu funkčnosti aplikace a není tudíž časově omezená, si zadavatel vyhrazuje dle § 100 odst. 1 ZZVZ možnost změny závazku, a to změnu závazku týkající se navýšení ceny plnění za technickou podporu – podrobný popis způsobu uplatnění této vyhrazené změny je uveden ve smlouvě na tuto veřejnou zakázku. Případné využití změny závazku nesmí měnit celkovou povahu veřejné zakázky a musí přímo souviset s předmětem plnění veřejné zakázky. Výhrada změny závazku může být zadavatelem využita od začátku plnění veřejné zakázky až do ukončení plnění. Výhrada změny závazku nemusí být zadavatelem využita a pokud bude využita, musí vždy být písemně projednána a odsouhlasena zadavatelem.

Kritéria pro udělení ceny
Cena ✅
Cena (vážení): 100
Název
Identifikační číslo šarže: LOT-0001

Postup
Typ postupu
Otevřený postup ✅
Právní základ: Směrnice 2014/24/EU

Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2014/24/EU ze dne 26. února 2014 o zadávání veřejných zakázek a o zrušení směrnice 2004/18/ES

Administrativní informace
Lhůta pro doručení nabídek nebo žádostí o účast: 2025-06-30 10:00:00 📅
Jazyky, ve kterých lze podávat nabídky nebo žádosti o účast: čeština 🗣️
Minimální doba, po kterou musí uchazeč udržovat nabídku v platnosti: 120 dní
Podmínky nabídkového řízení
Požaduje se zaručený nebo kvalifikovaný elektronický podpis nebo pečeť (podle definice v nařízení (EU) č 910/2014)
Je požadována záruka ✅
Musí být uvedena jména a příslušná odborná kvalifikace pracovníků pověřených realizací zakázky
Elektronická fakturace: Požadována
Elektronická platba bude použita ✅
Kritéria pro udělení ceny
Typ váhy: Váha (procenta, přesně)

Právní, ekonomické, finanční a technické informace
Podmínky účasti
Požadované vklady a záruky:

Zadavatel v souladu s ust. § 41 odst. 1 ZZVZ požaduje poskytnutí jistoty, a to ve výši 120 000 Kč. Forma poskytnutí a prokázání jistoty musí být v souladu s ust. § 41 ZZVZ. Při složení jistoty na účet stanovený zadavatelem musí být tato částka připsána nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek. Učet je vedený u Komerční banky, a.s., č. ú.: 35-6454290257/0100, variabilní symbol: IČO účastníka nebo datum narození, je-li účastník fyzická osoba. Účastník zadávacího řízení prokáže v nabídce poskytnutí peněžní jistoty sdělením údajů o provedené platbě zadavateli nebo předložením dokladu banky nebo pojišťovny prokazujícího povinnost banky nebo pojišťovny vyplatit zadavateli jistotu na základě jeho sdělení o splnění podmínek podle ust. § 41 odst. 7 ZZVZ, jde-li o bankovní záruku nebo pojištění záruky. Doklady mohou být předloženy v prosté kopii. Pokud účastník zvolí poskytnutí jistoty formou bankovní záruky, je povinen zajistit platnost bankovní záruky po celou dobu zadávací lhůty. V případě, že by platnost nebo účinnost bankovní záruky měla dle data uvedeného v příslušné bankovní záruce uplynout ještě před koncem zadávací lhůty, je účastník zadávacího řízení povinen platnost a účinnost bankovní záruky v dostatečném předstihu před takovým uplynutím prodloužit tak, aby bankovní záruka v souladu se zákonem zůstala v platnosti a účinnosti po celou dobu zadávací lhůty. Pokud účastník zvolí poskytnutí jistoty formou pojištění záruky, je povinen zajistit platnost pojištění po celou dobu zadávací lhůty a předložit zadavateli písemné prohlášení vydané pojistitelem obsahující závazek vyplatit zadavateli pojistné plnění v případech uvedených v § 41 ZZVZ. Pro vyloučení jakýchkoli pochybností se stanoví, že účastník zadávacího řízení odpovídá za zachování platnosti bankovní záruky nebo pojištění záruky po celou dobu trvání zadávací lhůty, tj. i po dobu, po kterou se zadávací lhůta prodlužuje o dobu podle § 40 odst. 2 a § 246 ZZVZ.

Požadované vklady a záruky

Zadavatel v souladu s ust. § 41 odst. 1 ZZVZ požaduje poskytnutí jistoty, a to ve výši 120 000 Kč.
Forma poskytnutí a prokázání jistoty musí být v souladu s ust. § 41 ZZVZ. Při složení jistoty na účet stanovený zadavatelem musí být tato částka připsána nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek. Učet je vedený u Komerční banky, a.s., č. ú.: 35-6454290257/0100, variabilní symbol: IČO účastníka nebo datum narození, je-li účastník fyzická osoba.
Účastník zadávacího řízení prokáže v nabídce poskytnutí peněžní jistoty sdělením údajů o provedené platbě zadavateli nebo předložením dokladu banky nebo pojišťovny prokazujícího povinnost banky nebo pojišťovny vyplatit zadavateli jistotu na základě jeho sdělení o splnění podmínek podle ust. § 41 odst. 7 ZZVZ, jde-li o bankovní záruku nebo pojištění záruky. Doklady mohou být předloženy v prosté kopii.
Pokud účastník zvolí poskytnutí jistoty formou bankovní záruky, je povinen zajistit platnost bankovní záruky po celou dobu zadávací lhůty. V případě, že by platnost nebo účinnost bankovní záruky měla dle data uvedeného v příslušné bankovní záruce uplynout ještě před koncem zadávací lhůty, je účastník zadávacího řízení povinen platnost a účinnost bankovní záruky v dostatečném předstihu před takovým uplynutím prodloužit tak, aby bankovní záruka v souladu se zákonem zůstala v platnosti a účinnosti po celou dobu zadávací lhůty.
Pokud účastník zvolí poskytnutí jistoty formou pojištění záruky, je povinen zajistit platnost pojištění po celou dobu zadávací lhůty a předložit zadavateli písemné prohlášení vydané pojistitelem obsahující závazek vyplatit zadavateli pojistné plnění v případech uvedených v § 41 ZZVZ.
Pro vyloučení jakýchkoli pochybností se stanoví, že účastník zadávacího řízení odpovídá za zachování platnosti bankovní záruky nebo pojištění záruky po celou dobu trvání zadávací lhůty, tj. i po dobu, po kterou se zadávací lhůta prodlužuje o dobu podle § 40 odst. 2 a § 246 ZZVZ.

Hlavní podmínky financování a platební ujednání a/nebo odkaz na příslušné předpisy, které je upravují:

Obchodní podmínky zadavatele včetně platebních jsou připojeny ve formě závazného návrhu Smlouvy o dílo a Smlouvy o poskytování sužeb provozní podpory.

Postup
Použitelné přeshraniční právo: Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek

Zadavatel
Jméno a adresy
Název: Město Rokycany
Národní registrační číslo: 00259047
Poštovní adresa: Masarykovo náměstí 1
Poštovní směrovací číslo: 33701
Poštovní město: Rokycany - Střed
Region: Plzeňský kraj 🏙️
Země: Česko 🇨🇿
E-mail: epodatelna@rokycany.cz 📧
Telefon: +420 371706111 📞
ADRESA URL: https://rokycany.cz/ 🌏
Adresa profilu kupujícího: https://www.vhodne-uverejneni.cz/profil/00259047 🌏
Typ zadavatele
Regionální či místní orgán
Hlavní činnost
Služby pro širokou veřejnost
Komunikace
Adresa URL dokumentů: https://www.vhodne-uverejneni.cz/profil/00259047 🌏
Adresa URL účasti: https://www.vhodne-uverejneni.cz/profil/00259047 🌏
Elektronické podání: Požadována

Doplňující informace
Tělo recenze
Název: Úřad pro ochranu hospodářské soutěže
Národní registrační číslo: 65349423
Poštovní adresa: třída Kpt. Jaroše 1926/7
Poštovní směrovací číslo: 60200
Poštovní město: Brno
Region: Jihomoravský kraj 🏙️
Země: Česko 🇨🇿
E-mail: posta@uohs.cz 📧
Telefon: +420 542167111 📞
ADRESA URL: https://uohs.gov.cz 🌏
Služba, u které lze získat informace o přezkumném řízení
Stejné jako: Tělo recenze
Postup přezkoumání
Přesné informace o lhůtě (lhůtách) pro přezkumné řízení:

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k Zadavateli, které je nutné doručit do 15 dnů ode dne, kdy se stěžovatel dozvěděl o domnělém porušení zákona Zadavatelem, nejpozději však do uzavření smlouvy nebo do chvíle, kdy se soutěž o návrh považuje po výběru návrhu za ukončenou. Námitky proti úkonům oznamovaným v dokumentech, které je Zadavatel povinen podle zákona uveřejnit či odeslat stěžovateli, musí být doručeny Zadavateli do 15 dnů od jejich uveřejnění či doručení stěžovateli. Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání žádostí o účast, musí být námitky proti podmínkám vztahujícím se ke kvalifikaci dodavatele doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty. Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání nabídek, musí být námitky proti zadávacím podmínkám doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty. Námitky proti obsahu výzvy k podání nabídek v dynamickém nákupním systému nebo při zadávání veřejné zakázky na základě rámcové dohody musí být zadavateli doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek. V soutěži o návrh musí být námitky proti soutěžním podmínkám doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání návrhů. Zadavatel může v zadávací dokumentaci nebo soutěžních podmínkách stanovit, že námitky podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona lze podat nejpozději 72 hodin před skončením lhůt podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona. Námitky proti dobrovolnému oznámení o záměru uzavřít smlouvu podle § 212 odst. 2 zákona musí být doručeny Zadavateli do 30 dnů od uveřejnění tohoto oznámení. Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 15 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i Zadavateli do 10 dnů ode dne, v němž stěžovatel obdržel rozhodnutí, kterým Zadavatel námitky odmítnul nebo do 25 dnů od odeslání námitek, pokud Zadavatel o námitkách nerozhodl. Po uzavření smlouvy na veřejnou zakázku či rámcové dohody lze podat pouze návrh na uložení zákazu plnění smlouvy, a to i bez předchozího podání námitek. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy způsobem podle § 212 odst. 2 zákona s uvedením důvodu pro zadání veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžného oznámení nebo výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy podle § 254 odstavce 1 písm. d) zákona doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy na základě rámcové dohody podle § 137 zákona nebo oznámení o uzavření smlouvy v dynamickém nákupním systému podle § 142 zákona, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Ve lhůtě pro doručení návrhu je navrhovatel povinen složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z nabídkové ceny navrhovatele za celou dobu plnění veřejné zakázky nebo za dobu prvních čtyř let plnění v případě smluv na dobu neurčitou, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že navrhovatel nemůže stanovit celkovou nabídkovou cenu, je povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč. Jde-li o řízení o přezkoumání postupu pro zadávání koncesí, je navrhovatel povinen ve lhůtě pro doručení návrhu složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z předpokládané hodnoty koncese uveřejněné ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že Zadavatel neuveřejní ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele předpokládanou hodnotu koncese, je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění koncesní smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč.

Přesné informace o lhůtě (lhůtách) pro přezkumné řízení

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k Zadavateli, které je nutné doručit do 15 dnů ode dne, kdy se stěžovatel dozvěděl o domnělém porušení zákona Zadavatelem, nejpozději však do uzavření smlouvy nebo do chvíle, kdy se soutěž o návrh považuje po výběru návrhu za ukončenou.

Námitky proti úkonům oznamovaným v dokumentech, které je Zadavatel povinen podle zákona uveřejnit či odeslat stěžovateli, musí být doručeny Zadavateli do 15 dnů od jejich uveřejnění či doručení stěžovateli.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání žádostí o účast, musí být námitky proti podmínkám vztahujícím se ke kvalifikaci dodavatele doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání nabídek, musí být námitky proti zadávacím podmínkám doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty. Námitky proti obsahu výzvy k podání nabídek v dynamickém nákupním systému nebo při zadávání veřejné zakázky na základě rámcové dohody musí být zadavateli doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek. V soutěži o návrh musí být námitky proti soutěžním podmínkám doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání návrhů. Zadavatel může v zadávací dokumentaci nebo soutěžních podmínkách stanovit, že námitky podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona lze podat nejpozději 72 hodin před skončením lhůt podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona.

Námitky proti dobrovolnému oznámení o záměru uzavřít smlouvu podle § 212 odst. 2 zákona musí být doručeny Zadavateli do 30 dnů od uveřejnění tohoto oznámení.

Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 15 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i Zadavateli do 10 dnů ode dne, v němž stěžovatel obdržel rozhodnutí, kterým Zadavatel námitky odmítnul nebo do 25 dnů od odeslání námitek, pokud Zadavatel o námitkách nerozhodl.

Po uzavření smlouvy na veřejnou zakázku či rámcové dohody lze podat pouze návrh na uložení zákazu plnění smlouvy, a to i bez předchozího podání námitek. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy způsobem podle § 212 odst. 2 zákona s uvedením důvodu pro zadání veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžného oznámení nebo výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy podle § 254 odstavce 1 písm. d) zákona doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy na základě rámcové dohody podle § 137 zákona nebo oznámení o uzavření smlouvy v dynamickém nákupním systému podle § 142 zákona, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy.

Ve lhůtě pro doručení návrhu je navrhovatel povinen složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z nabídkové ceny navrhovatele za celou dobu plnění veřejné zakázky nebo za dobu prvních čtyř let plnění v případě smluv na dobu neurčitou, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že navrhovatel nemůže stanovit celkovou nabídkovou cenu, je povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč. Jde-li o řízení o přezkoumání postupu pro zadávání koncesí, je navrhovatel povinen ve lhůtě pro doručení návrhu složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z předpokládané hodnoty koncese uveřejněné ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že Zadavatel neuveřejní ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele předpokládanou hodnotu koncese, je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění koncesní smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč.

Informace o elektronických pracovních postupech
Elektronická fakturace bude akceptována
Zdroj: OJS 2025/S 104-353198 (2025-05-29)

Oznámení zadávacího řízení (2025-06-25)
Objekt
Rozsah veřejné zakázky
Odhadovaná hodnota bez DPH: 6 628 480 CZK 💰

Postup
Administrativní informace
Lhůta pro doručení nabídek nebo žádostí o účast: 2025-07-02 10:00:00 📅

Změny
Text, který je třeba opravit v původním oznámení
Identifikační číslo šarže: LOT-0001
Nová hodnota
Text:

Změna v poli: Lhůta pro podání nabídek – den (BT-131(d)-Lot) Před změnou: 30. 6. 2025 Po změně: 2. 7. 2025

Další doplňující informace

Zadavatel prodlužuje lhůtu pro podání nabídek z důvodu poskytnutí vysvětlení zadávacích podmínek.

Hlavní důvod změny: Informace aktualizovány
Informace o změnách
Znění předchozího oznámení, které má být změněno: 353198-2025
Zdroj: OJS 2025/S 121-416729 (2025-06-25)

Nové veřejné zakázky v souvisejících kategoriích 🆕

Balíky programů a informační systémy (>20 nové veřejné zakázky)

Balík programů pro tvorbu dokumentů, kreslení, tvorbu obrázků, plánování a produktivitu (2)

Balík programů pro tvorbu dokumentů (2)

Balík programů pro správu dokumentů (1)

Systémy pro správu dokumentů