Zajištění služeb podpory včetně garantované servisní dostupnosti a rozvoje systému IS EPD

Krátký popis

Předmětem veřejné zakázky je zajištění služeb podpory včetně garantované servisní dostupnosti a rozvoje systému (dále jen „IS EPD“), který byl vytvořen jako nástroj pro odbornou správu dokumentů Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, dále dodání rozvojových funkcionalit IS EPD, dodání atestovaní verze IS EPD a povýšení kyberbezpečnosti IS EPD. Tento systém zahrnuje evidenci dokumentů přijatých nebo vzniklých činností úřadu, sledování pohybu dokumentů a spisů, sledování lhůt pro úkoly z těchto dokumentů plynoucích včetně jejich plnění, vyřizování dokumentů a evidence dokumentů odeslaných z úřadu, uzavírání a ukládání dokumentů a spisů a provádění skartačního řízení. IS EPD bude provozován ve dvou samostatných instancích pro Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy a Národní akreditační úřad s ohledem na rozdílné objemy dokumentů a organizační potřeby obou institucí.

Popis veřejné zakázky

Předmětem veřejné zakázky je zajištění služeb podpory včetně garantované servisní dostupnosti a rozvoje systému (dále jen „IS EPD“), který byl vytvořen jako nástroj pro odbornou správu dokumentů Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, dále dodání rozvojových funkcionalit IS EPD, dodání atestovaní verze IS EPD a povýšení kyberbezpečnosti IS EPD. Tento systém zahrnuje evidenci dokumentů přijatých nebo vzniklých činností úřadu, sledování pohybu dokumentů a spisů, sledování lhůt pro úkoly z těchto dokumentů plynoucích včetně jejich plnění, vyřizování dokumentů a evidence dokumentů odeslaných z úřadu, uzavírání a ukládání dokumentů a spisů a provádění skartačního řízení. IS EPD bude provozován ve dvou samostatných instancích pro Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy a Národní akreditační úřad s ohledem na rozdílné objemy dokumentů a organizační potřeby obou institucí.

Hlavní místo nebo místo plnění

Místem plnění je sídlo Zadavatele na adrese Karmelitská 529/5, 118 12 Praha 1 a další objekty Zadavatele. Plnění bude zpravidla poskytováno formou vzdáleného přístupu.

Popis možností

Zadavatel si tímto vyhrazuje právo na změnu závazku ze smlouvy dle § 100 odst. 1 zákona. Podle zákona č. 52/2025 Sb., kterým se mění zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, dojde ke dni 1.7.2025 ke vzniku Národního akreditačního úřadu pro terciární vzdělávání (dále jen „NAÚ“) jako právnické osoby veřejného práva, jenž je nezávislým správním orgánem, který vykonává dohled nad kvalitou vysokoškolského vzdělávání v České republice. Jeho hlavní činností je akreditační řízení, kontrola plnění podmínek akreditací a vydávání rozhodnutí v oblasti terciárního vzdělávání. Z důvodu specifického charakteru činnosti NAÚ je nezbytné, aby jeho informační systémy reflektovaly zvýšené nároky na bezpečnost a auditovatelnost procesů. Předmětem vyhrazené změny závazku je provozování informačního systému odděleně pro MŠMT a zároveň i pro NAÚ. MŠMT disponuje přibližně 1000 kmenovými zaměstnanci a nižšími stovkami zaměstnanců pracujících na dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti, přičemž ročně zpracovává cca 100 000 dokumentů. Oproti tomu NAÚ spravuje výrazně menší objem dokumentů, a to přibližně 3 500 ročně, s personálním obsazením 15 zaměstnanců a několika zaměstnanců pracujících na dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti. Toto rozdělení umožní přizpůsobení výkonu systému potřebám jednotlivých institucí, včetně správy oprávnění a optimalizace procesů spisové služby.

Seznam a stručný popis výběrových kritérií

Dodavatel předloží seznam významných služeb, ze kterého bude zřejmé, že v posledních třech letech před zahájením zadávacího řízení realizoval alespoň dvě významné služby jejichž předmětem byla implementace nebo podpora elektronického systému spisové služby, přičemž souhrnný finanční objem součtu nejvýše dvou z uvedených významných služeb činil minimálně 5 000 000 Kč bez DPH.
Do hodnoty významné služby je (kromě implementace a podpory) dále možné započítat také pořízení elektronického systému spisové služby (hodnotu licencí) a rozvoj. Zároveň:
a) předmětem minimálně 2 významných služeb byla implementace nebo podpora elektronického systému spisové služby s nejméně 900 aktivními uživateli (alespoň po část doby plnění významné služby). Dodavatel musí průkazně prokázat/dokázat, že je systém uživateli využíván. Aktivním uživatelem se rozumí fyzická osoba aktivně používající na základě přidělené role elektronický systém spisové služby, tedy minimálně 1x za měsíc dojde k aktivnímu přihlášení do elektronického systému spisové služby;
b) předmětem minimálně 1 významné služby byla implementace nebo podpora elektronického systému spisové služby, který alespoň v závěrečné části doby plnění komunikoval s jiným informačním systémem prostřednictvím rozhraní, které splňovalo požadavky definované buď v Národním standardu pro elektronické systémy spisové služby zveřejněném ve Věstníku Ministerstva vnitra č. 42/2023 (ve znění účinném od 1. července 2023) nebo v Národním standardu pro elektronické systémy spisové služby zveřejněném ve Věstníku Ministerstva vnitra č. 57/2017 (ve znění účinném do 30. června 2023).

Přesné informace o lhůtě (lhůtách) pro přezkumné řízení

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k Zadavateli, které je nutné doručit do 15 dnů ode dne, kdy se stěžovatel dozvěděl o domnělém porušení zákona Zadavatelem, nejpozději však do uzavření smlouvy nebo do chvíle, kdy se soutěž o návrh považuje po výběru návrhu za ukončenou.

Námitky proti úkonům oznamovaným v dokumentech, které je Zadavatel povinen podle zákona uveřejnit či odeslat stěžovateli, musí být doručeny Zadavateli do 15 dnů od jejich uveřejnění či doručení stěžovateli.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání žádostí o účast, musí být námitky proti podmínkám vztahujícím se ke kvalifikaci dodavatele doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání nabídek, musí být námitky proti zadávacím podmínkám doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty. Námitky proti obsahu výzvy k podání nabídek v dynamickém nákupním systému nebo při zadávání veřejné zakázky na základě rámcové dohody musí být zadavateli doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek. V soutěži o návrh musí být námitky proti soutěžním podmínkám doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání návrhů. Zadavatel může v zadávací dokumentaci nebo soutěžních podmínkách stanovit, že námitky podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona lze podat nejpozději 72 hodin před skončením lhůt podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona.

Námitky proti dobrovolnému oznámení o záměru uzavřít smlouvu podle § 212 odst. 2 zákona musí být doručeny Zadavateli do 30 dnů od uveřejnění tohoto oznámení.

Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 15 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i Zadavateli do 10 dnů ode dne, v němž stěžovatel obdržel rozhodnutí, kterým Zadavatel námitky odmítnul nebo do 25 dnů od odeslání námitek, pokud Zadavatel o námitkách nerozhodl.

Po uzavření smlouvy na veřejnou zakázku či rámcové dohody lze podat pouze návrh na uložení zákazu plnění smlouvy, a to i bez předchozího podání námitek. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy způsobem podle § 212 odst. 2 zákona s uvedením důvodu pro zadání veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžného oznámení nebo výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy podle § 254 odstavce 1 písm. d) zákona doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy na základě rámcové dohody podle § 137 zákona nebo oznámení o uzavření smlouvy v dynamickém nákupním systému podle § 142 zákona, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy.

Ve lhůtě pro doručení návrhu je navrhovatel povinen složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z nabídkové ceny navrhovatele za celou dobu plnění veřejné zakázky nebo za dobu prvních čtyř let plnění v případě smluv na dobu neurčitou, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že navrhovatel nemůže stanovit celkovou nabídkovou cenu, je povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč. Jde-li o řízení o přezkoumání postupu pro zadávání koncesí, je navrhovatel povinen ve lhůtě pro doručení návrhu složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z předpokládané hodnoty koncese uveřejněné ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že Zadavatel neuveřejní ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele předpokládanou hodnotu koncese, je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění koncesní smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč.