Zajištění potřebného rozvoje spisové služby E-spis, a to včetně jejich modulů, školení a metodiky pro HMP

Krátký popis

Předmětem této veřejné zakázky je zajišťovat rozvoj a integraci systému prostřednictvím servisních služeb průběžně poskytovaných jednotlivým organizacím HMP v rámci konsolidovaného programového vybavení jednotného systému spisové služby e-spis a jejich všech modulů v datovém centru HMP. Výsledkem zadávacího řízení bude uzavření rámové dohody s jedním dodavatelem.

V současné době je programové vybavení spisové služby stabilně implementováno a provozován v rámci MČ Prahy 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 a 22 a dále v rámci MMČ 23–57, MHMP (modul PKO), dále pak také pro Organizace HMP Botanická zahrada, Muzeum HMP, Správa služeb hl. m. Prahy, Školy, ROPID. Výčet organizací může být v proběhu plnění smlouvy dle této veřejné zakázky rozšiřován.

Součástí jsou především následné komponenty:
- e-Spis – komplexní řešení (spisová služba plná verze), využívají městské části.
- e-Spis LITE – optimalizovaná hostovaná elektronická spisová služba vhodná pro zřizované organizace (školy, školky, zřizované organizace)
- DESA - důvěryhodná elektronická spisovna a archiv, využívají městské části
- ASDP – Agenda správy dopravních přestupků, v současné chvíli využívá celkem 20 MČ
- PKO – Pražský komunální odpad, využívá MHMP

Předmětem plnění této veřejné zakázky není poskytování licencí, které jsou zadavateli a dotčeným subjektům poskytovány na základě jiných smluv. Předmětem této veřejné zakázky je mimo jiné zajištění rozvojových služeb k výše uvedeným komponentám.

Aktuálně provozovaný nástroj disponuje primárními ochrannými prvky směrem k otevřenosti, a to:
- Multilicence systému pohledu počtu uživatelů a počtu implementovaných instancí,
- Otevřené a popsané rozhraní (v současnosti REST API, BP API, NS API), bez nutnosti nakupovat licence a tím související vyšší technickou podporu (maintenance).

Způsob realizace je navržen v režimu „Per Partes“, a to na základě stanovených priorit, které je třeba posuzovat dle celoměstského významu a přínosu.

Definice oblastí rozvoje:

1. NSESSS (národní standard pro elektronické systémy spisové služby) ve smyslu zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v aktuálním znění
2. Školení + metodická podpora
3. Pořízení + rozšíření SSL
4. Metodika dlouhodobého ukládání

Popis veřejné zakázky

Předmětem této veřejné zakázky je zajišťovat rozvoj a integraci systému prostřednictvím servisních služeb průběžně poskytovaných jednotlivým organizacím HMP v rámci konsolidovaného programového vybavení jednotného systému spisové služby e-spis a jejich všech modulů v datovém centru HMP. Výsledkem zadávacího řízení bude uzavření rámové dohody s jedním dodavatelem.

V současné době je programové vybavení spisové služby stabilně implementováno a provozován v rámci MČ Prahy 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 a 22 a dále v rámci MMČ 23–57, MHMP (modul PKO), dále pak také pro Organizace HMP Botanická zahrada, Muzeum HMP, Správa služeb hl. m. Prahy, Školy, ROPID. Výčet organizací může být v proběhu plnění smlouvy dle této veřejné zakázky rozšiřován.

Součástí jsou především následné komponenty:
- e-Spis – komplexní řešení (spisová služba plná verze), využívají městské části.
- e-Spis LITE – optimalizovaná hostovaná elektronická spisová služba vhodná pro zřizované organizace (školy, školky, zřizované organizace)
- DESA - důvěryhodná elektronická spisovna a archiv, využívají městské části
- ASDP – Agenda správy dopravních přestupků, v současné chvíli využívá celkem 20 MČ
- PKO – Pražský komunální odpad, využívá MHMP

Předmětem plnění této veřejné zakázky není poskytování licencí, které jsou zadavateli a dotčeným subjektům poskytovány na základě jiných smluv. Předmětem této veřejné zakázky je mimo jiné zajištění rozvojových služeb k výše uvedeným komponentám.

Aktuálně provozovaný nástroj disponuje primárními ochrannými prvky směrem k otevřenosti, a to:
- Multilicence systému pohledu počtu uživatelů a počtu implementovaných instancí,
- Otevřené a popsané rozhraní (v současnosti REST API, BP API, NS API), bez nutnosti nakupovat licence a tím související vyšší technickou podporu (maintenance).

Způsob realizace je navržen v režimu „Per Partes“, a to na základě stanovených priorit, které je třeba posuzovat dle celoměstského významu a přínosu.

Definice oblastí rozvoje:

1. NSESSS (národní standard pro elektronické systémy spisové služby) ve smyslu zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v aktuálním znění
2. Školení + metodická podpora
3. Pořízení + rozšíření SSL
4. Metodika dlouhodobého ukládání

Přesné informace o lhůtě (lhůtách) pro přezkumné řízení

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k Zadavateli, které je nutné doručit do 15 dnů ode dne, kdy se stěžovatel dozvěděl o domnělém porušení zákona Zadavatelem, nejpozději však do uzavření smlouvy nebo do chvíle, kdy se soutěž o návrh považuje po výběru návrhu za ukončenou.

Námitky proti úkonům oznamovaným v dokumentech, které je Zadavatel povinen podle zákona uveřejnit či odeslat stěžovateli, musí být doručeny Zadavateli do 15 dnů od jejich uveřejnění či doručení stěžovateli.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání žádostí o účast, musí být námitky proti podmínkám vztahujícím se ke kvalifikaci dodavatele doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání nabídek, musí být námitky proti zadávacím podmínkám doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty. Námitky proti obsahu výzvy k podání nabídek v dynamickém nákupním systému nebo při zadávání veřejné zakázky na základě rámcové dohody musí být zadavateli doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek. V soutěži o návrh musí být námitky proti soutěžním podmínkám doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání návrhů. Zadavatel může v zadávací dokumentaci nebo soutěžních podmínkách stanovit, že námitky podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona lze podat nejpozději 72 hodin před skončením lhůt podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona.

Námitky proti dobrovolnému oznámení o záměru uzavřít smlouvu podle § 212 odst. 2 zákona musí být doručeny Zadavateli do 30 dnů od uveřejnění tohoto oznámení.

Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 15 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i Zadavateli do 10 dnů ode dne, v němž stěžovatel obdržel rozhodnutí, kterým Zadavatel námitky odmítnul nebo do 25 dnů od odeslání námitek, pokud Zadavatel o námitkách nerozhodl.

Po uzavření smlouvy na veřejnou zakázku či rámcové dohody lze podat pouze návrh na uložení zákazu plnění smlouvy, a to i bez předchozího podání námitek. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy způsobem podle § 212 odst. 2 zákona s uvedením důvodu pro zadání veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžného oznámení nebo výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy podle § 254 odstavce 1 písm. d) zákona doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy na základě rámcové dohody podle § 137 zákona nebo oznámení o uzavření smlouvy v dynamickém nákupním systému podle § 142 zákona, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy.

Ve lhůtě pro doručení návrhu je navrhovatel povinen složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z nabídkové ceny navrhovatele za celou dobu plnění veřejné zakázky nebo za dobu prvních čtyř let plnění v případě smluv na dobu neurčitou, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že navrhovatel nemůže stanovit celkovou nabídkovou cenu, je povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč. Jde-li o řízení o přezkoumání postupu pro zadávání koncesí, je navrhovatel povinen ve lhůtě pro doručení návrhu složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z předpokládané hodnoty koncese uveřejněné ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že Zadavatel neuveřejní ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele předpokládanou hodnotu koncese, je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění koncesní smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč.