Provozní podpora a rozvoj evidenčního systému sbírek muzejní povahy v Ústeckém kraji

Krátký popis

Předmětem plnění veřejné zakázky je podpora a rozvoj evidenčního systému sbírek muzejní povahy v Ústeckém kraji, včetně nadstavbových modulů (dále také „ESSM ÚK“) pro zadavatele a 9 zřizovaných organizací zadavatele z oblasti kultury (dále jen „paměťových institucí).

Cílem veřejné zakázky je zajištění řádného, efektivního a bezchybného chodu ESSM ÚK, tj. zajištění evidence muzejních sbírkových předmětů v souladu s nejnovějšími moderními technologiemi a postupy, které umožní odborným pracovníkům zřizovaných organizací z řad galerií a muzeí bezpečnou správu sbírkových předmětů, a to v rámci všech činností, které jsou s tímto spojeny. Požadavky na kontroly dat v této veřejné zakázky předpokládají zkvalitnění dat v systému. Na základě definovaných potřeb zadavatel očekává jejich naplnění

v souladu s předmětem a rozsahem veřejné zakázky.

Technická a odborná způsobilost

- dle § 79 odst. 2 písm. b) zákona prokáže účastník zadávacího řízení doložením seznamu 3 významných služeb poskytnutých za poslední 3 roky před zahájením zadávacího řízení v oblasti muzejního sbírkového systému o minimálním počtu 400 000 sbírkových předmětů muzejní povahy evidovaných v režimu dle zákona 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů a zajištění servisní podpory pro muzejní sbírkový systém, s uvedením jejich ceny, doby poskytnutí a identifikace objednatele v součtu v hodnotě 1,5 mil. Kč bez DPH.

Krátký popis

Předmětem plnění veřejné zakázky je podpora a rozvoj evidenčního systému sbírek muzejní povahy v Ústeckém kraji, včetně nadstavbových modulů (dále také „ESSM ÚK“) pro zadavatele a 9 zřizovaných organizací zadavatele z oblasti kultury (dále jen „paměťových institucí), (příloha č. 1 této zadávací dokumentace), přičemž předmět této veřejné zakázky zahrnuje zejména provedení těchto činností:
• Služby Převzetí spočívající v převzetí ESSM ÚK od současného provozovatele a doplnění nových funkcionalit na základě plánu převzetí vypracovaného zhotovitelem včetně kompletní migrace dat, kompletní migrace historie dat a protokolu změn; součástí je úvodní školení nových funkčností po upgrade, včetně zpracování uživatelské dokumentace.
• Nové funkcionality jsou podrobněji popsány v příloze č. 2 Funkční a technické požadavky ESSM ÚK, tj.:
o digitalizační modul včetně implementace a konfigurace bude nasazen na základě požadavku zadavatele do konce roku 2025 včetně zaškolení uživatelů v rozsahu 2MD.
• Kontrola sbírek s centrální evidencí sbírek zahrnující aktualizaci a konsolidaci dat oproti databázi „Centrální evidence sbírek“ (dále jen „CES“) a zajištění souladu dat s těmito záznamy v ESSM ÚK – podrobněji popsáno v příloze č. 2 „Funkční a technické požadavky ESSM ÚK“.
• Kontrola sbírkové evidence – podrobněji popsáno v příloze č. 2 „Funkční a technické požadavky ESSM ÚK“.
• Vytvoření metodiky práce s ESSM ÚK, která bude zahrnovat metodiku a standardy práce se systémem ESSM ÚK – podrobněji popsáno v příloze č. 2 „Funkční a technické požadavky ESSM ÚK“.
• Domigrace datových sad – migrace datových sad budou čerpány na základě samostatných požadavků zadavatele, podrobněji popsáno v příloze č. 2 „Funkční a technické požadavky ESSM ÚK.“
• Paušálně poskytované Služby Podpory provozu zahrnující poskytování poradenské a konzultační činnosti, metodické a technické podpory a dalších forem podpory ESSM ÚK včetně zajištění legislativních změn formou update/upgrade po dobu údržby a podpory včetně podpory publikačního portálu ÚK. Konzultační hodiny u požadavků typu „vada A“, „vada B“, „vada C“ a „konzultace“ budou čerpány v rámci provozní podpory.
• Alokování 100 garantovaných konzultačních a řešitelských hodin typu „vývoj“ ročně, přičemž tyto hodiny budou čerpány v rámci smlouvy vždy na základě požadavku zadavatele.
• Provozní podpora digitalizačního modulu – počátkem poskytování provozní podpory je den následující po podpisu předávacího protokolu o převzetí digitalizačního modulu.
• Provozní podpora nových modulů - cena za 1 měsíc poskytování provozní podpory bude stanovena při nacenění nového modulu a jeho implementace. Počátkem poskytování provozní podpory je den následující po podpisu předávacího protokolu o převzetí nového modulu.
• Součinnost při upgradu operačního systému na verzi Windows Server Datacenter 2019.
• Součinnost při migraci databáze MS SQL na verzi MS SQL 2019.
• Možnost čerpat konzultační a řešitelské hodiny typu „vývoj“ po vyčerpání 100 garantovaných konzultačních a řešitelských hodin typu „vývoj“ ročně, které budou čerpány na základě samostatných objednávek.
• Služby Exitu spočívající v přípravě a předání ESSM ÚK novému poskytovateli služeb podpory provozu na konci smluvního vztahu, které zahrnují: poskytnutí potřebné součinnosti podle pokynů zadavatele novému poskytovateli, předání veškeré dokumentace a potřebných informací, řádné předání všech dat zpracovávaných v ESSM ÚK, včetně dat doplňkových, a vypracování exitového migračního plánu obsahujícího kompletní migraci dat v dostatečném předstihu a poskytnutí nezbytné součinnosti k jeho realizaci.
• Služby Vzdělávání uživatelů v době provozu ESSM ÚK v rozsahu 10 člověkodní ročně.
• Zajištění servisní a provozní podpory na dobu neurčitou s výpovědní lhůtou 3 měsíců. Výpovědní lhůta začíná běžet první den kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi.

Cílem veřejné zakázky je zajištění řádného, efektivního a bezchybného chodu ESSM ÚK, tj. zajištění evidence muzejních sbírkových předmětů v souladu s nejnovějšími moderními technologiemi a postupy, které umožní odborným pracovníkům zřizovaných organizací z řad galerií a muzeí bezpečnou správu sbírkových předmětů, a to v rámci všech činností, které jsou s tímto spojeny. Požadavky na kontroly dat v této veřejné zakázky předpokládají zkvalitnění dat v systému. Na základě definovaných potřeb zadavatel očekává jejich naplnění
v souladu s předmětem a rozsahem veřejné zakázky.

Přesné informace o lhůtě (lhůtách) pro přezkumné řízení

Podmínkou pro podání návrhu k ÚOHS je podání námitek k Zadavateli, které je nutné doručit do 15 dnů ode dne, kdy se stěžovatel dozvěděl o domnělém porušení zákona Zadavatelem, nejpozději však do uzavření smlouvy nebo do chvíle, kdy se soutěž o návrh považuje po výběru návrhu za ukončenou.

Námitky proti úkonům oznamovaným v dokumentech, které je Zadavatel povinen podle zákona uveřejnit či odeslat stěžovateli, musí být doručeny Zadavateli do 15 dnů od jejich uveřejnění či doručení stěžovateli.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání žádostí o účast, musí být námitky proti podmínkám vztahujícím se ke kvalifikaci dodavatele doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty.
Pokud je v zadávacím řízení stanovena lhůta pro podání nabídek, musí být námitky proti zadávacím podmínkám doručeny Zadavateli nejpozději do skončení této lhůty. Námitky proti obsahu výzvy k podání nabídek v dynamickém nákupním systému nebo při zadávání veřejné zakázky na základě rámcové dohody musí být zadavateli doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek. V soutěži o návrh musí být námitky proti soutěžním podmínkám doručeny nejpozději do konce lhůty pro podání návrhů. Zadavatel může v zadávací dokumentaci nebo soutěžních podmínkách stanovit, že námitky podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona lze podat nejpozději 72 hodin před skončením lhůt podle § 242 odst. 3 nebo 4 zákona.

Námitky proti dobrovolnému oznámení o záměru uzavřít smlouvu podle § 212 odst. 2 zákona musí být doručeny Zadavateli do 30 dnů od uveřejnění tohoto oznámení.

Zadavatel je povinen námitky vyřídit do 15 dnů. Návrh je nutné doručit ÚOHS i Zadavateli do 10 dnů ode dne, v němž stěžovatel obdržel rozhodnutí, kterým Zadavatel námitky odmítnul nebo do 25 dnů od odeslání námitek, pokud Zadavatel o námitkách nerozhodl.

Po uzavření smlouvy na veřejnou zakázku či rámcové dohody lze podat pouze návrh na uložení zákazu plnění smlouvy, a to i bez předchozího podání námitek. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy způsobem podle § 212 odst. 2 zákona s uvedením důvodu pro zadání veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžného oznámení nebo výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy. Návrh na uložení zákazu plnění smlouvy podle § 254 odstavce 1 písm. d) zákona doručí navrhovatel ÚOHS a ve stejnopisu Zadavateli do 30 dnů ode dne, kdy Zadavatel uveřejnil oznámení o uzavření smlouvy na základě rámcové dohody podle § 137 zákona nebo oznámení o uzavření smlouvy v dynamickém nákupním systému podle § 142 zákona, nejpozději však do 6 měsíců od uzavření této smlouvy.

Ve lhůtě pro doručení návrhu je navrhovatel povinen složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z nabídkové ceny navrhovatele za celou dobu plnění veřejné zakázky nebo za dobu prvních čtyř let plnění v případě smluv na dobu neurčitou, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že navrhovatel nemůže stanovit celkovou nabídkovou cenu, je povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč. Jde-li o řízení o přezkoumání postupu pro zadávání koncesí, je navrhovatel povinen ve lhůtě pro doručení návrhu složit na účet ÚOHS kauci ve výši 1 % z předpokládané hodnoty koncese uveřejněné ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele, nejméně však ve výši 50 000 Kč, nejvýše ve výši 10 000 000 Kč. V případě, že Zadavatel neuveřejní ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu Zadavatele předpokládanou hodnotu koncese, je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 100 000 Kč. V případě návrhu na uložení zákazu plnění koncesní smlouvy je navrhovatel povinen složit kauci ve výši 200 000 Kč.

Další doplňující informace

Změna dle § 222 odst. 4 zákona:
Dle § 222 odst. 4 zákona činí dodatečné služby 392 564,00 Kč bez DPH, což je 4,6 % původní hodnoty závazku ze smlouvy. Celkový součet hodnoty změn v souladu s § 222 odst. 4 zákona dle dodatku č. 1 a 2 činí 9,99 % z původní hodnoty závazku. Změna není považována za podstatnou změnu závazku ze smlouvy, neboť nemění celkovou povahu veřejné zakázky, a součet hodnoty změn provedených dle tohoto odstavce je nižší než 10 % původní hodnoty závazku.
Technický popis – odůvodnění změny:
Rozšíření rozsahu o 4,60 % původní hodnoty závazku je realizováno z důvodu navýšení provozní podpory v důsledku implementace organizace Ústavu archeologické památkové péče severozápadních Čech, v.v.i. do informačního systému pro Evidenci sbírkových předmětů muzejní povahy MUSEION. Změna nemění celkovou povahu veřejné zakázky.
Změna dle § 222 odst. 6 zákona:
Dle § 222 odst. 6 zákona činí dodatečné služby 2 560 200,00 Kč bez DPH. Změna není považována za podstatnou změnu závazku ze smlouvy, neboť její potřeba vznikla v důsledku okolností, které zadavatel jednající s náležitou péčí nemohl předvídat a nemění celkovou povahu veřejné zakázky.
Technický popis – odůvodnění změny:
Rozšíření rozsahu o 30 % původní hodnoty závazku je realizováno z důvodu postupující digitalizace procesů správy sbírek muzejní povahy v optimalizaci procesů a zajištění efektivnějšího provozu Evidence sbírkových předmětů muzejní povahy MUSEION. Tyto potřeby vznikly v důsledku okolností, které zadavatel nemohl při zadání veřejné zakázky objektivně předvídat, a jsou nezbytné pro řádné zajištění funkčnosti a stability systému. Změna není považována za podstatnou změnu závazku ze smlouvy, neboť její potřeba vznikla v důsledku okolností, které zadavatel jednající s náležitou péčí nemohl předvídat a nemění celkovou povahu veřejné zakázky.
Plánované rozvojové požadavky:
• Modul Badatelská karta.
• Stahování SIP balíčků v rámci digitalizace sbírkových předmětů.
• Nově vzniklé požadavky na modernizaci stávajících řešení a zavádění nových technologických nástrojů podporujících další rozvoj digitalizace agend krajského úřadu a jeho příspěvkových organizací.
Navýšení kapacity garantovaných konzultačních a řešitelských hodin vychází z potřeby zajistit řádné a kontinuální plnění veřejné zakázky v podmínkách zvýšených nároků na provoz a rozvoj Evidence sbírkových předmětů muzejní povahy. Tato potřeba vznikla v průběhu plnění veřejné zakázky v důsledku okolností, které zadavatel nemohl při jejím zadání objektivně předvídat, zejména s ohledem na rozšíření požadavků na úpravy systému.
Bez odpovídajícího navýšení těchto kapacit by docházelo k prodlevám při realizaci nezbytných úprav systému, což by mohlo negativně ovlivnit jeho stabilitu, funkčnost a schopnost reagovat na aktuální provozní požadavky zadavatele. Dodatek č. 2 bude pokrývat navýšení garantovaných konzultačních a řešitelských hodin v rámci původní smlouvy.
Celkový cenový nárůst související se změnami dle odst. 6 zákona činí 30 % z původní hodnoty závazku. Není tedy považován za podstatnou změnu závazku, neboť dle § 222 odst. 9 zákona nepřesahuje celkový cenový nárůst 30 % původní hodnoty závazku.

Text

Změna dle § 222 odst. 4 zákona:
Dle § 222 odst. 4 zákona činí dodatečné služby 392 564,00 Kč bez DPH, což je 4,6 % původní hodnoty závazku ze smlouvy. Celkový součet hodnoty změn v souladu s § 222 odst. 4 zákona dle dodatku č. 1 a 2 činí 9,99 % z původní hodnoty závazku. Změna není považována za podstatnou změnu závazku ze smlouvy, neboť nemění celkovou povahu veřejné zakázky, a součet hodnoty změn provedených dle tohoto odstavce je nižší než 10 % původní hodnoty závazku.
Technický popis – odůvodnění změny:
Rozšíření rozsahu o 4,60 % původní hodnoty závazku je realizováno z důvodu navýšení provozní podpory v důsledku implementace organizace Ústavu archeologické památkové péče severozápadních Čech, v.v.i. do informačního systému pro Evidenci sbírkových předmětů muzejní povahy MUSEION. Změna nemění celkovou povahu veřejné zakázky.
Změna dle § 222 odst. 6 zákona:
Dle § 222 odst. 6 zákona činí dodatečné služby 2 560 200,00 Kč bez DPH. Změna není považována za podstatnou změnu závazku ze smlouvy, neboť její potřeba vznikla v důsledku okolností, které zadavatel jednající s náležitou péčí nemohl předvídat a nemění celkovou povahu veřejné zakázky.
Technický popis – odůvodnění změny:
Rozšíření rozsahu o 30 % původní hodnoty závazku je realizováno z důvodu postupující digitalizace procesů správy sbírek muzejní povahy v optimalizaci procesů a zajištění efektivnějšího provozu Evidence sbírkových předmětů muzejní povahy MUSEION. Tyto potřeby vznikly v důsledku okolností, které zadavatel nemohl při zadání veřejné zakázky objektivně předvídat, a jsou nezbytné pro řádné zajištění funkčnosti a stability systému. Změna není považována za podstatnou změnu závazku ze smlouvy, neboť její potřeba vznikla v důsledku okolností, které zadavatel jednající s náležitou péčí nemohl předvídat a nemění celkovou povahu veřejné zakázky.
Plánované rozvojové požadavky:
• Modul Badatelská karta.
• Stahování SIP balíčků v rámci digitalizace sbírkových předmětů.
• Nově vzniklé požadavky na modernizaci stávajících řešení a zavádění nových technologických nástrojů podporujících další rozvoj digitalizace agend krajského úřadu a jeho příspěvkových organizací.
Navýšení kapacity garantovaných konzultačních a řešitelských hodin vychází z potřeby zajistit řádné a kontinuální plnění veřejné zakázky v podmínkách zvýšených nároků na provoz a rozvoj Evidence sbírkových předmětů muzejní povahy. Tato potřeba vznikla v průběhu plnění veřejné zakázky v důsledku okolností, které zadavatel nemohl při jejím zadání objektivně předvídat, zejména s ohledem na rozšíření požadavků na úpravy systému.
Bez odpovídajícího navýšení těchto kapacit by docházelo k prodlevám při realizaci nezbytných úprav systému, což by mohlo negativně ovlivnit jeho stabilitu, funkčnost a schopnost reagovat na aktuální provozní požadavky zadavatele. Dodatek č. 2 bude pokrývat navýšení garantovaných konzultačních a řešitelských hodin v rámci původní smlouvy.
Celkový cenový nárůst související se změnami dle odst. 6 zákona činí 30 % z původní hodnoty závazku. Není tedy považován za podstatnou změnu závazku, neboť dle § 222 odst. 9 zákona nepřesahuje celkový cenový nárůst 30 % původní hodnoty závazku.